每天最重要的2小時

Amazon.com商業理財／個人成長類百大暢銷書 《富比士》、《金融時報》、800-CEO-READ等財經媒體專文報導 　　每天最重要的2小時，你用來做什麼事？ 　　專門寫給創意工作者、自由接案者、一般上班族、專業人士的工作策略書 　　不論我們喜歡或討厭自己的工作，多數人每天的工作量已經達到難以負荷的程度。當工作多到難以招架時，即使是才幹令人望塵莫及、成就令人驚嘆的一流人才也會落入「效率陷阱」中：設法擠出更多時間工作，強迫自己長時間持續工作、不中斷休息，如果有部屬的話，也讓他們這麼做。 　　本書作者喬許．戴維斯博士曾任哥倫比亞大學心理學助理教授，現任紐約神經領導力研究院（NeuroLeadership Institute）研究總監暨首席教授，長年研究神經科學與心理學，文章散見《哈佛商業評論》、《策略與企業》（strategy+business）、《今日心理學》（Psychology Today）等商業與學術媒體。 　　戴維斯博士從長期的科學研究，以及自身與高效率且快樂的人共事或提供顧問的經驗所獲得的啟示是：人體不是電腦，我們的生理狀態對思考方式具有影響；想要真正擁有高生產力和創造力，最好拋開常見的效率迷思與工作模式，每天創造適當的狀態與條件，使心智有高效能表現，優先完成當日關鍵工作。 　　本書結合神經科學和心理學的研究，引據十數項研究成果與大量文獻結論，提出5種有效策略，配合人體生理系統的最適運作狀態，我們每天至少都能創造出2小時的高效率心智狀態： 　　• 辨識每個決定點：妥善利用做完一件事或被打斷後的5分鐘，想一下後續該處理哪件事；別擔心「浪費時間」的問題，想趕快做事的急迫感，有時會讓我們先把時間誤用在不重要的事上，消耗我們的心力。 　　• 管理心智能量，善用好情緒與壞情緒：所有事都會消耗心智能量、引發情緒，學會在心智疲勞之前，先集中精神做最重要的事。全球流行天后碧昂絲（Beyoncé）說：「緊張，讓我表現得更好」；正面情緒是養分，但負面情緒不必然是毒素，正、負面情緒都可以用來提升工作表現與成果。 　　• 停止對抗分心，學會放自己一馬：專注是成功的要素，但人類的注意力系統天生善於留意分心事物，這是演化的生存必要策略之一。學會讓心思漫遊，東想西想、作作白日夢，對提升創意和思考未來都有幫助。 　　• 妥善利用身心關連性：掌握運動和飲食的訣竅，能讓你表現得更出色。適量、溫和的運動可以提升專注力和心智能量，吃什麼、怎麼吃、一次吃多少，也會影響你的表現。咖啡因有助於提升效率，但不是喝多就有用，少即是多，無效時小睡10分鐘更好。 　　• 打造對自己有益的工作環境：辦公環境中的噪音、光線和桌邊雜物，都會影響你的工作效能。斷斷續續的談話聲，是專心工作的頭號勁敵，但戴耳機聽音樂並非最佳解方。較昏暗的光線可催生創意，辦公空間大一點，則有助於多冒點險、展現領導自信。

前 言 哇！這麼有效率 策略1 在日常事務中，辨識每個決定點 策略2 管理你的心智能量，善用好情緒和壞情緒 策略3 調整對抗分心的方法，學會放自己一馬 策略4 掌握運動和飲食的訣竅，你就能表現得更出色 策略5 噪音、光線、雜物？自己動手打造最有益的工作環境 結 語 擺脫窒息感，學會駕馭工作 謝辭 注釋

前言 哇！這麼有效率 　　不論我們喜愛或討厭我們的工作，多數人每天的工作量已經達到難以負荷的程度。每天展開工作時，我們擔心如何才能完成今天所有的工作、可能會令誰失望，或是得「再次」犧牲哪些重要的工作，才能夠繼續熬過這一日。 　　一邊喝著當日的第一杯咖啡時，我們手上忙著使用各種裝置查看電子郵件信箱，看看是否有人在我們的待辦清單上新增一件事項。看完了一封又一封的電子郵件之後，壓力也不斷上升。每封信都內含了一項無法立刻處理好的要求，所以我們便把這些信標示為「未讀」，留在信箱「稍後」處理。我們把這些信加到前一晚的「未完成工作」堆裡，而前一晚也是工作到很晚才離開辦公室。除此之外，還有更多信必須回覆、更多電話要回撥、更多文件要處理好，這一切，事事都需要我們立即的注意力。 　　事實上，在我們處理真正重要的事務之前，就有太多事務占據我們的注意力，而真正重要的事務太多了。結果，我們經常「工作」一整天，在辦公室、在家中，上班、照顧家人、整理打掃、支付帳單……有時只有到上床睡覺後才停止。要做的事太多了，時間根本就不夠用。 　　如果你覺得這些聽起來很熟悉，別沮喪，不是只有你這樣。在我從事教授、老師、主管教練、作家、訓練師等工作中，我發現，不論是專業人士或非專業人士、不論什麼層級，這些都是太普遍的日常感受。更糟的是，我看到各行各業的人，從企業主管、醫師、學生、創業家，到政府機關工作者，全都傾向使用注定無效的解方，想幫助自己從這種工作量過多的情況中解脫，但只是讓問題更加惡化。 　　比別人更賣力，可能不是最好的辦法 　　我一再目睹聰明、認真、努力的人落入「效率陷阱」中，總是嘗試盡可能投入更多時間在工作上，設法抓住並利用一天之中的任何空檔時間。而且，若是我們有部屬，也會試圖讓他們這麼做，盡可能每天擠出更多小時用在工作上。談時間管理的書籍、專家，甚至整間顧問公司都接下這個挑戰，幫助我們「花更少時間做更多事」。誠如我那個任職於《財富》一千大（Fortune 1000）企業主管的哥哥所言：「我們全都有一大堆屎要處理。這些都是好屎，但是一天終了時，努力把十磅屎塞進五磅容量的袋子裡，我們還是被一大堆沒有處理好的屎給淹沒。」 　　也有時間管理專家建議我們先處理最重要的事，因為稍後未必有足夠時間做這些事。沒錯，把真正重要的事和急迫但較不重要的事區別開來，確實是有助益的做法，但這個建議仍有令人沮喪之處：縱使我們這麼做，待辦清單上還是有一堆不是最重要、但仍然得做的事必須處理。有些是要緊事，因為它們會影響到我們的關係；有些事則是長期拖延不做的話，會害我們被炒魷魚；另外，還有一些事是我們已經同意在截止期限前完成，不能因為其他重要事項就逃避、耽擱，不去完成。 　　雖然這些事不是最重要的，但如果在下班回家前還沒有做好，我們有可能會感到焦慮不安。當然，如果不理會某些問題，它們最後有可能會自動消失，所以放手不理反而比較好。可惜的是，很多事情和工作，我們都無法免除責任，終究必須完成。 　　如果真正的問題只是缺乏效率，那麼我們多數人，包括我那些很有成就的客戶在內，現在應該都已經解決問題了。因為只要選擇適當的方法和工具，協助管理時間、安排待辦事項的先後順序，就可以抒解日常工作的壓力。但重要因素並非只有數量與能力，即使用最有效率的方法工作，我們可能還是會覺得不滿意，結果在一天結束時，許多人感受到的不是成就感，而是窒息感。 　　幸好，我們想要的並非達不到。我認識的成功人士，多數都想要達到兩個境界：其一，他們想擺脫失控感；其二，他們想在工作上有優異表現，成為所屬領域中的真正高手。為了追求並設法達到這兩種境界，一般常見但錯誤的做法，就是不斷地工作，在已經工作滿載的每一天中擠入更多工作。這種方法有什麼不對？可以如何改善？ 　　看看富蘭克林是怎麼做的 　　說到勤勉，恐怕沒有人比班傑明．富蘭克林（Benjamin Franklin）更出名了。舉世皆認同，他是效能與生產力的模範。他的能幹令人望塵莫及，他的成就令人不可思議，舉凡作家、發明家、科學家、印刷商、哲學家、政治家、郵政局長、外交官等身分，一個人怎麼能夠在一生中達到這麼多的成就？快速了解一下他以印刷商暨出版商起步的歷史（這是他的初始職業），就能洞見他的工作方式，並在過程中映照出我們做對了什麼、做錯了什麼。 　　1724年，18歲的富蘭克林已經在波士頓一家印刷廠當過學徒，也獨自在費城一家印刷廠工作過，並且發表過幾篇被廣為閱讀的文章。他在那年前往英國，向印刷業中最優秀的人學習——知名的印刷商薩繆爾．帕爾默（Samuel Palmer）。對一個家裡有16個兄弟姊妹、出身貧窮的小孩來說，這種發展堪稱難能可貴了。 　　在帕爾默的工廠裡工作時，富蘭克林的工作倫理和聰明伶俐，很快就給身旁的人留下深刻印象，但同時也引來同事們的不爽與側目。他的同事們從早到晚喝啤酒，富蘭克林只喝水，所以能夠保持良好的體力，不僅表現得比他們出色，也因此能夠存點錢下來。你或許會說，在那個年代，擁有競爭優勢比較容易，但富蘭克林也以善於看出機會、敢於冒險和堅定的意志力聞名。最後，他獲得升遷，並轉往另一家更好的工廠工作。 　　幾年後，富蘭克林回到費城，盡一切所能辛苦打拚。在一家印刷廠工作了幾年之後，他舉債創立自己的印刷事業。自己有一家印刷廠，但需要現金，這讓他看出另一個機會，那就是出版自己的刊物。當時，費城只有一份報紙，而富蘭克林認為這份報紙：「不入流，經營得很糟糕，而且毫無趣味可言。」他知道自己是該地區唯一有能力寫出好東西的印刷業者，所以便嘗試發行報紙，最後撰寫、出版了《窮理查年鑑》（Poor Richard’s Almanack）一書。年鑑中，除了值得注意的日子，還有很多空白可以填寫，富蘭克林便在空白處填入自己的箴言（如今，這些箴言當然已經變得很有名），使它變得更有趣味，當然也就賣得更好——《窮理查年鑑》很暢銷。 　　為了使自己的印刷事業更成功，富蘭克林還去議會當辦事員，這讓他結識了很多可以左右或決定政府印刷品（如選票或鈔票）要交給哪家印刷廠印製的人。最後，他被任命為費城郵政局長，而這項職務對他的報紙發行量很有幫助。雖然這些職務提供的薪酬微薄，也讓他必須在自己的事業之外做其他工作，但有助於他的印刷事業起飛，幫助他成為費城有頭有臉的人。 　　富蘭克林曾經是、現在仍是生產力與成就的楷模：努力做更多、不計較，願意承擔更多責任，成功就會隨之而來。今天，大家還是覺得必須這樣，才能獲得一些成就——必須再做更多一點，多到幾乎不可能負荷的地步。但事實上，富蘭克林並不像一般人以為的那樣，雖然他努力工作照料財務，但絕對不是只聚焦於工作的人。 　　我們很少談論這另外一面的富蘭克林，他並非我們認為的那種「為工作而活」的典型。還好，我不需要耗費大把功夫，就能更深入了解他的真面貌，因為他的自傳中有記載。富蘭克林喜歡思考和創作，花費大量時間在嗜好，以及和朋友的聚會上，而他大可把那些時間投注於賺錢的印刷事業。事實上，使富蘭克林從他的主要職業抽身的那些興趣，最終讓他創造出許多因此而聞名於世的好東西，像是富蘭克林暖爐、避雷針等新穎發明。 　　想了解富蘭克林的成功祕訣，我認為，我們應該好好檢視一下他如何使用自己的空檔時間，以及他到底有多少空檔時間。 　　培養多元嗜好，能幫助你變得更成功 　　年輕時的富蘭克林，主要嗜好之一是每週五和一群喜愛研讀書籍的人聚會，彼此談論思想、交換見解。這個團體在每次聚會時，都會訂定下次聚會要討論的主題，然後大夥各自先研讀和這個主題有關的書籍，為下次聚會的論辯做準備。但在當時的費城，書籍難得，許多書必須自英國訂購。該團體便認知到，如果能把大家擁有的書籍集中存放於一地，就能更方便查閱彼此的參考書籍。這個概念促使富蘭克林與友人合力創設費城第一家公共圖書館，名為「費城圖書館俱樂部」（Library Company of Philadelphia）。如今，這是一所歷史悠久、擁有珍貴典藏的圖書館。 　　25歲的富蘭克林創立這間圖書館，並非意圖為自己的印刷事業賺錢，這也不是他在政府機構的職務工作項目之一，純粹只是因為他喜歡和他人討論思想，尤其是能夠改善自身及周遭人的思想。他喜愛文學與藝術，甚至曾經為太座創作了幾首樂曲。而且，他是出了名的無可救藥的浪漫調情者，在太太過世後，他花了不少時間在這方面。 　　富蘭克林也是美國最早的自助自學迷，他曾經短暫吃素，因為他在一本書中讀到素食主義，而且吃素為他省下了不少錢。他挹注很多時間和心力發展、實踐一套「13項德行」，在這13項德行中，有一項看起來和那些想在一天中盡可能做更多工作的人有關，那就是「秩序」，亦即做事有組織、有條理。富蘭克林聲稱自己從來就不是很擅長這一項，他在自傳中寫道：「實際上，我發現自己在秩序方面的惡習難改。現在，我年紀大了、記憶衰退了，深感秩序的重要性。」 　　富蘭克林以熱愛許多消遣娛樂聞名，從學習、社交、調情到創作，多到目不暇給，也令人感到不可思議。他是如何能在從事這麼多專業工作的情況下，還能享受這麼多的嗜好、閒暇與社交時間呢？他到底是如何辦到的？ 　　每天，他都讓自己的心理與生理，處於能夠產生高效能的狀態，在這些高效能時段，他完成了許多事務。他並未把印刷事業相關事務擠入可用的每一個小時裡，在他為自己所做的時間規劃中，包含了2小時的休息時間吃午餐及做其他事，傍晚也有聽音樂、從事其他消遣或談話的時間，而且夜晚有充足的睡眠。或許，就是因為他把消遣、學習、創作、娛樂、保健、家庭及社交都規劃在日常行程上，才能夠在賺錢的事業上如此成功吧！ 　　如果他把所有時間投入於印刷事業，不分出時間從事其他興趣，應該會是最有效率的時間運用方式。但假設他這麼做的話，從未保留心思與精力給那許多的發明和慈善行動，他能夠如此聞名於後世嗎？說不定，連他的印刷事業也不會那麼成功。 　　讀至此處，請問問自己：你想成為哪一個富蘭克林？撥出時間給嗜好、社交、從一個興趣跳到另一個興趣的富蘭克林，抑或是超越其他競爭者，成為高生產力、出名且富有的企業家？如今，我們似乎沒有足夠時間可以兼顧這兩者，所以好像只能選擇一種：享受生活，或是事業成功。好消息是，這樣的選擇方式是錯誤的。當我們誤以為愈充足的時間等於效率時，便會感受到必須作出選擇的壓力。 　　人體不是電腦 　　在幫助高階主管和專業人士變得更有效能時，我發現，不論我們在事業階梯上爬到多高，當工作多到難以招架時，我們通常會作出兩種反應。第一種反應是強迫自己持續工作、不中斷休息片刻，企圖讓每一天產生最大效率。第二種反應是工作更多小時，並且要求部屬也這麼做，企圖讓每一週產生最大效率。這兩種解方的基本觀念是，為了應付不斷湧進來的工作量，我們應該停止「浪費」時間，設法變得「更有效率」一點。這種觀念源自我們對大腦運作方式的根本誤解。 　　持續工作、不中斷休息片刻，這種長時數的工作型態，對電腦或機器來說是好解方，因為它們不會感到疲累。它們每時每刻的工作品質都差不多，使用時間愈長，生產力和效率就愈高。但我們並不是電腦或機器，我們是生物。要求大腦持續執行某種工作，而且要展現出一致的效能水準，就如同要求一位跑者不論在什麼境況下都要保持相同速度，不論是短跑或馬拉松、是否禁食一天未眠、有沒有宿醉，或是才剛吃飽睡醒等。 　　人類是生物，生理狀態對我們的思考方式具有影響作用，一些科學家稱此為「體現認知」（embodied cognition），「體現認知」包含身體影響思考的種種方式。大腦是控管身體其他部位機制的重要器官，我們必須了解身體與認知的關連性，才能正確了解認知（任何種類的思考）的運作。 　　這是什麼意思呢？也就是說，你的身體動作，可能會大大影響你的思考。比方說，當你坐著，把雙手墊在頭後、雙腳高抬在桌上，這是很普遍的「高權力姿勢」（power pose）。這種姿勢可能提高你的睪固酮分泌量，並降低你的皮質醇分泌量，而這樣的荷爾蒙組合會使你感覺有權力，表現得像領導人。 　　此外，你的肢體動作也可能會影響你的心情，進而影響你對他人想法或意圖的解讀。例如，研究顯示，如果你在評估某人時，做出具有敵意的姿勢或動作，例如比出中指等，你更可能會認為此人懷有敵意，因為這個動作提示、激起了敵意。 　　或者，以學習為例，你在學習時得仰賴記憶，但你的大腦儲存記憶的方式，並不同於電腦安裝軟體或下載檔案的方式。你的記憶是在大腦內形成的東西，神經元得花時間產生結構變化，以使它們在未來更容易彼此活化，而這能夠解釋為何在考試前一晚死背的成效，遠不如用多天學習、吸收教材的成效，如果你想長期記得內容的話。 　　不少研究結果發現，身為生物的我們，運作方式非常不同於電腦或機器，所以無法做到電腦或機器的效率水準。不過，我們每個人都擁有巨大未開發的潛能，這是電腦和機器不具有的，若是試圖無時無刻展現一致效率，將會阻礙我們發揮這些潛能。 　　這麼想好了，如果目標是要做一萬個伏地挺身，要是中間不暫停休息一下的話，會很難達成目標。如果一次只做某個數量，分多次做，就能夠做到一萬次。從這個角度來看，大腦很像肌肉，在不當的狀態與條件下持續不停工作，能達成的將會很少；若是能夠創造正確、適當的狀態與條件，大概沒有什麼是我們做不到的。 　　我從長年的神經科學與心理學研究，以及我與高效率且快樂的人共事的經驗中獲得的啟示是，想要真正擁有高生產力，最好拋開對效能的迷思，創造適當的狀態與條件，產生每天展現高效率的2小時，完成真正重要的事。 　　關鍵2小時 　　想要做事有效率，關鍵在於配合人體的生理系統，當生理系統處於最適運作狀態時，我們在理解、幹勁、情緒控制、解決問題、創意、決策等方面都能有優異表現；當生理系統並非處於最適運作狀態時，我們在這些方面的表現可能會很糟糕。從運動量、睡眠量，到吃下肚的食物，都能大大影響我們心智功能的短期運作，甚至是幾個小時內的運作。此外，我們在處理某項工作之前所從事的心智活動，也會影響到我們能否把工作做好。 　　心理學與神經科學等領域的研究發現，對何時與如何安排高效能的心智功能運作提供了很多啟示，在這本書我會簡化成5種策略。我發現，這些策略最能幫助忙碌的人們，創造出每天至少2小時的高效率狀態。 　　1. 辨識每個決定點。一旦展開一項事務之後，你做事的方式大致會進入自動駕駛模式，這會讓你很難改變航道。你應該辨識並利用介於各項事務之間的那些時刻，也就是你可以選擇接下來要做什麼事的時刻，並決定優先處理最重要的事務。 　　2. 管理心智能量。需要大量自我控制或專注力的事情，通常都會相當消耗心力。而且，使你高度情緒化的事情，往往可能會影響到你的表現。所以，你應該根據每件事的處理需求及復原時間，安排在什麼時候做什麼事。 　　3. 停止對抗分心。學會引導自己的注意力，因為人類的注意力系統天生會自動分散、游移，不會無止境地持續專注。試圖對抗分心，猶如試圖對抗海洋潮汐。了解大腦如何運作，就能幫助你在分心時，快速、有效地恢復專注力。 　　4. 妥善利用身心關連性。活動身體，並且選擇適當的飲食，以幫助自己在短期間進入能成功執行並完成工作的狀態（你可以在空檔吃東西或活動身體。） 　　5. 打造對自己有益的工作環境。了解哪些環境因素最有助於你的工作效能，並據此調整你的工作環境。一旦你知道什麼會導致你分心，或暗示你的大腦進入創造或冒險的模式，便能據此調整工作環境，讓自己做起事來更有效率。 　　這5項策略根據的是心理學和神經科學的研究成果，也許聽起來很簡單，你甚至會覺得像是常識，但是我們在日常工作時，卻鮮少有意識地採用它們。了解它們背後的科學道理，有助於我們知道什麼是值得採取的行動，以及如何在受限的條件下做到真正有益於自己的事。我們全都能學會有意識地規律運用這些策略，讓自己做事更有成效。 　　至於「2小時」這個時間長度，其實沒什麼可大做文章的。我之所以建議2小時，是因為我發現這個時間長度既可以做到，也足夠處理一天當中最重要的事。確切時數並不重要，對這些策略獲得一些經驗後，你可以建立4小時或僅僅10分鐘的心智運作高峰狀態，視你當天的工作需求而定。 　　不過，有一點要注意的是，我並不是建議你找出每天固定的2小時，例如早上9點到11點，作為每天的高效能時段。如果你和多數忙碌的專業人士一樣，你無法總是能夠掌控何時必須做什麼事。如果你是晨型人、早上活力最佳，但老闆要你在下午3、4點的幕僚會議中進行簡報說明，你最好在那個時間處於高效能的心智運作狀態。後續要介紹的這5個策略，能夠幫助你在平常工作天的任何時間，創造適當的狀態與條件，使你的心智運作產生高效能。 　　我雖然相信在正確、適當的狀態與條件下，你能夠有優異的工作表現，但我不是說你能在高效能的2小時內完成所有工作。我要說的是，當你的心智能夠有效率地運作時，在此時完成當日最重要的事，不僅能夠增強你的信心，還能夠激發你成就更多事的渴望。至於其餘的時間，你可以用來處理那些不太需要策略性或創造性思考的事務，例如處理電子郵件、填寫表單、蒐集申請費用的單據、安排行程、支付帳單、規劃旅行、回覆電話等。當你的思緒變得更清明，就更能有效決定不去理會哪些事務。 　　配合生理狀態安排工作，為自己規劃最有效率的工作方式，每天都能善用時間完成最重要的事，這不僅對長期的成功有益，也能適度幫助我們的生活恢復健全與平衡。 從今天起，就這麼做吧！ 　　每個人都能學習變得像自己希望的那麼有效率，我在後續章節會教你如何做到。我會說明這5項策略如何運作、解釋它們背後的科學道理，並分享其他人如何運用它們的真實故事。針對每一項策略，我會提供一些實用的小技巧，使它們變得容易使用，幫助各位真正落實這些策略。我衷心希望，每當你翻閱這本書時，都能夠獲得新的洞察，並對自己的辛苦付出心生憐惜，持續運用這些策略提升人生不同階段的工作效率。 　　在某種程度上，我們全都從經驗知道，當我們正確對待自己時，就能在短時間內展現高效率；反之，錯待自己會導致效率低落，甚至讓我們不禁懷疑自己的能力。我希望，在了解這5項高效率策略背後的科學道理後，你能夠相信自己，並根據你對自己的了解，開始思考如何與在什麼時候，讓自己進入一天當中2小時的絕佳狀態。