5個選擇：不被瑣事纏身，每天都有高效生產力

全心投入要事，讓工作、生活優雅轉換 你將不再糾結於到底做了多少，而是成就了多少 　　關鍵不是行程表上的優先順序，而是規劃人生的優先順序。──史蒂芬．柯維 　　遇事隨即反應，你的日子將充滿瑣事；暫停一下，讓思考的大腦主宰，即使身處全年無休、高速運轉的世界，你也能明智運用時間、注意力與精力，每天都有高效生產力。 　　最有生產力的5個選擇 　　●選擇1：執行要事，非反應急事。用思考的大腦洞察出最重要的事，減少不假思索的回應。 　　●選擇2：追求非凡，非甘於平凡。精心設計人生扮演的各種角色腳本，獲得成就感並保持平衡。 　　●選擇3：安排石頭，非分類細砂。安排大事，不要被瑣事追著跑，讓自己有餘裕追求理想。 　　●選擇4：善用科技，非反被奴役。手機、Notebook、雲端等資料互相連結，有效管理工作、生活。 　　●選擇5：點燃熱情，非燃燒殆盡。隨時保持腦、身、心、靈的最佳狀態，迎接各項挑戰。 　　「我今天這麼忙，到底做了什麼事？」 　　多數人在一天結束後，總有這樣的感覺。因為我們習慣遇事隨即反應，把寶貴時間浪費在處理各種突發事件，卻忽略真正重要的事（願景、家庭、人際關係、健康）。而在知識工作當道的職場中，善用「思考的大腦」，是你最重要的資產與工具。富蘭克林柯維公司結合最新的神經科學，以及在時間管理領域數十年的經驗與研究，透過5個關鍵選擇，針對二十一世紀重新定義時間管理訣竅，提高個人、團隊與組織的生產力，讓你在思考將時間、注意力與精力投入哪些事務時，做出影響重大的選擇。

強力推薦 　　●西恩．柯維（Sean Covey）｜《紐約時報》暢銷作家 　　●特納（Kevin Turner）｜微軟前營運長 　　●富比士（Steve Forbes）｜富比士媒體集團總裁暨總編輯 　　●海佛森（Heidi Grant Halvorson）｜哥倫比亞大學商學院教授 　　●克雷格（Jacob Kragh）｜樂高教育總裁 　　●齊潘（Kimo Kippen）｜希爾頓全球大學學習長 　　●達魯（Marty Draude）｜安富利公司培訓與實踐部門才能發展小組經理 　　●博伊德（Jeffrey Boyd）博士｜莫霍克工業公司組織效能高級總監 　　●佛瑞菲德（Lorri Freifeld）｜《培訓》（Training）雜誌總編輯

推薦序　給想要擁有非凡人生的你 引言　你被一堆瑣事壓垮了嗎？ 決策管理 選擇1：執行要事，非反應急事 選擇2：追求非凡，非甘於平凡 注意力管理 選擇3：安排石頭，非分類細砂 選擇4：善用科技，非反被奴役 能量管理 選擇5：點燃熱情，非燃燒殆盡 結語：你的非凡人生 特別章節：成為象限2領導者 領導者能做什麼？ 在你的組織裡建立象限2文化 附錄1：最重要的25項電子郵件協定 附錄2：關鍵模組 致謝 注釋

推薦序 給想要擁有非凡人生的你 富蘭克林柯維台灣辦公室負責人　李俐嫺 　　嗨！在各行各業打拚的你們，最近過得好嗎？ 　　是不是每天精神奕奕，充滿成就感？ 　　還是感到忙碌不已，日子過得還可以？ 　　抑或是感覺被幾股不斷推進的強大浪潮沖刷，幾乎要站不穩腳步，乾脆放棄，隨波逐流了？ 　　如今的年代，我們大部分受到不錯的基礎教育，為了投入職場或經營家庭所受的基本訓練，老實說還真不少。看看市面上有好多關於職場必勝祕笈、新手爸媽育兒手冊，還有很多「第一次……就上手」的工具書，技巧方面的How to 問問Google大神，都能找到一堆建議與小竅門，連應該要怎樣得到快樂，也有答案！ 　　但問題是，那個只屬於你自己才適用的答案，在自己的心中，別人無法幫忙解答。這也是富蘭克林柯維生產力實務專家們在本書中特別整理的架構，希望幫助每一位追求「非凡」的現代人，應該要深思並付諸行動，最終才能有所謂個人獨有的「非凡」結果。 　　書中提到的「非凡」一詞，並不是指每個人都必須在週五促進世界和平，然後週一贏得諾貝爾獎。相反的，「非凡」指的是盡力生活與工作，全心全意投入你所做的事，發掘並貢獻你獨特的才能與精力。 　　這意味著，做讓自己感覺良好的事，才是最重要的。 　　隨著本書的引導，你能有機會暫停一下混亂匆忙，有意識的利用「決策管理」、「注意力管理」與「能量管理」架構下的5個有意識的選擇，來達成你的「非凡」成果。 　　本書中每一個選擇背後都有一個原則，例如： 　　選擇1：執行要事，非反應急事。其原則是使用大腦的「洞察力」來分辨出最重要的事，減少不假思索的反射動作的回應。 　　選擇2：追求非凡，非甘於平凡。其原則是相信自己永遠有成就大事的「潛在能力」，精心設計自己扮演的角色腳本，獲得激勵與成就感，並保持平衡。 　　選擇3：安排石頭，非分類細砂。其原則是選擇重要性更高的事務，也就是有清楚的「優先次序」來投入我們的注意力，避免分心。 　　選擇4：善用科技，非反被奴役。其原則是要讓所有的科技與資訊系統，手機、Notebook、雲端或APP等資料，都要高度的互相連結、協調一致。因為這些資料，有可能因為沒有善加整理，反而讓我們迷失在眾多隨手筆記或小紙條中，無法幫助我們有效管理重要記事、約會、行程。 　　選擇5：點燃熱情，非燃燒殆盡。其原則是要隨時「更新」讓自己保持全人（腦、身、心、靈）的最佳狀態，讓自己懂得運用書中的五大能量驅動因素，迎接每日接踵而來的各項挑戰。 　　如果說著名的「高效能人士的七個習慣」（《與成功有約：高效能人士的七個習慣》，天下文化出版） 是在指導我們經營長期甚至像是人的一生那麼久遠的效能原則，那麼本書就是具體的提供方法，讓我們每一天在就寢前感到心滿意足，富有成就感。 推薦給想要擁有「非凡」的你。

你是否善用自己的大腦？ 在知識掛帥的世界，我們受雇來思考、創造與革新，而我們用來創造價值的主要工具就是大腦。因此，在繼續往下探討之前，讓我們先稍微了解一下大腦如何運作。 別擔心，我們不會深入鑽研高等的心理學或大腦化學反應。我們將簡單介紹大腦的兩大基本部位：專司反應的大腦（Reactive Brain）與負責思考的大腦（Thinking Brain）。 專司反應的區域位於大腦下方，「對抗或逃跑反應」就來自於此，這裡也是處理感覺與情緒的地方。重要的是，正如我們即將看到的，大腦也在此處理壓力和愉悅的心情。這些處理過程大部分都是自動進行，在有時間思考之前，就已經在進行了。專司反應的大腦區域也培養尚未根深柢固的習慣。我們在此建立強大的思考模式與行為模式，這些模式強大到變成無意識的自動反應，就像一邊開車去上班，一邊忙著思考其他事。 根據科學家的說法，專司反應的大腦是用來確保人類的生存，最早可回溯到史前時代。想像一下，有個石器時代的穴居人走在森林裡。面對當下的危險，他必須像劍齒虎一樣，不經思考就能迅速反應，唯有仰賴這種能力，他才能活下來。如果他沒辦法快速移動，就會成為虎口下的食物。 相反的，大腦上方是負責思考的區域，我們在這裡做出有意識且意圖明確的決定。這通常被稱為大腦的「執行功能」，在這裡，我們可以有意識的指揮自己的反應，克服專司反應的大腦造成的衝動。這個區域讓我們主導自己的行動，而非衝動反應。我們在此深思熟慮，選擇把注意力放在哪些事情上。 因為專司反應的大腦面對外界的回應是習慣成自然，需要的能量不多，所以這個區域反應迅速，除非刻意選擇不同的行動，否則通常由專司反應的大腦主導，將注意力從更高層次的思考轉移到更即時的刺激上。 我們看到的大多數廣告，就是運用令人吃驚的移動、出其不意的聲音和性感影像等設計，來吸引專司反應的大腦。套一位研究學者的話：「行銷的意義一目了然：快速感動人，將抵抗力降到最低，我們必須把大部分心力投注在行進速度緩慢的身體與情緒處理過程，這正是促成無意識消費行為的快速道路。」從這個觀點來看，我們只不過是具有神經元的皮夾─ 行銷的目的是為了吸引專司反應的神經元一陣子，只要時間久到足以讓我們掏出皮夾來即可！ 相反的，負責思考的大腦必須耗費更多時間與精力，但也正是這裡讓我們超越自己的原始反應，循規蹈矩，遇事有更好的決定。若說人類為什麼能走出洞穴，開創文明與文化，這個大腦部位就是最好的解答。我們遇到情況能夠選擇更加深思熟慮的反應，這份能力就是身為人類的核心意義。 根據神經科學研究得來的好消息，其實可以透過練習重新連結大腦，讓我們在做決定時更加思慮周全、更有洞察力。我們生活的品質、愉悅和快樂取決於那些具有洞察力的決定。 時間矩陣 富蘭克林柯維公司的時間矩陣模式是歷久不衰的架構，幫助人管理自己的時間，呈現完整的思考方式。這套模式賦予我們敏銳的洞察力，讓我們明白應該把時間、注意力與精力花在哪裡，做出正確的決定。 整個架構的基礎在於，緊急事務與重要事務之間的相互作用。以下是這兩個詞的定義： •緊急：有些事似乎必須立刻做，不論後來會不會影響結果。 •重要：有些事如果不做，就會嚴重影響結果。 時間矩陣模式說明人將自己的時間、注意力與精力用在四大象限的其中之一，而這一切取決於事情的緊急與重要程度。 勢在必行的象限1 象限1的事既緊急又重要，包括危機（比如去醫院探病）、緊急會議、截止期限前的最後關頭、迫切的問題與突發事件。這些都是必須立刻進行的事，萬一沒做這些事，就會產生嚴重後果，因此才將這個象限稱為「勢在必行」。不論是憤怒的客戶打電話來、家人心臟病發作、伺服器故障、你的主管現在需要某樣東西，還是有個大好機會到來，需要立刻投入注意力好好掌握，否則就會錯過機會⋯⋯事到臨頭，還真是非做不可。 如果把許多時間用在象限1，你或許會覺得自己很有生產力，精力充沛；可是，若花太多時間在這裡，也會筋疲力竭。若把時間都花在危機和迫切的問題等戲劇性事件上，壓力就會提高，耗盡你最好的思考與創意能量。雖然象限1的事通常勢在必行，但在做這些事的時候，鮮少發揮最好的表現、最大的創意，也很少獲得最高價值的成就，即使當時感覺如此。 就投資的角度來說，你通常只是回收原先投入的一切。基本上，這是一個不賺不賠的象限，你投入多少注意力與精力，就會得到多少成果。甚至，你所謂的英雄事蹟可能會得到短暫的關注，但從整體來看，這並非長久之計，無法為長期的成功打下穩固的基礎。 令人分心的象限3 象限3的活動雖然緊急，但不重要。由於這些事很緊急，好像必須立刻解決，但即使你沒做這些事，也不會有嚴重的後果。象限3的事包括不必要的干擾、多餘的報告、無關緊要的會議、其他人的小事、不重要的電子郵件、任務、電話、狀態更新等。 許多人將大把時間用在象限3，卻以為自己做的是象限1的事。其實，他們只是一遇到事情就直接反應，誤以為付諸行動就會有所進展，把行動和成果搞混了。 如果在這裡花太多時間，就會忙個不停，卻無法如願以償。行程滿檔的行事曆和長長的待辦清單，不一定等於豐富充實的生活。雖然看起來忙碌，但只是表面上忙碌而已。我們原本可以專注投入真正重要的事，每天在職場、在家裡發揮真正的影響力，有所成就；然而，象限3的事搶走了我們的注意力與精力。 就投入象限3的時間與精力來說，你得不償失。你賠掉了注意力與精力，收支平衡為負值。 象限4 是無益的浪費 象限4的事情既不緊急，也不重要，我們稱為「無益的浪費」。其實不應該在這裡花費任何時間、精力，但我們往往在象限1和3拚命努力，最後耗盡心力，於是逃往象限4。在這裡，我們讓大腦完全放空，過度懶散，把所有時間都用在看電視、遊戲、上網、八卦與其他浪費時間的事情。 在象限4，我們發現所有事情都很極端。比方說，適度的放鬆可以恢復活力，在象限2，這是非常重要的活動（我們稍後會多探討一下這個象限）。可是，當我們發現週末已經過了十小時，卻依然穿著睡衣，手拿遙控器，看著重播的實境節目，而我們根本不在乎節目內容時，此時就該知道，這種放鬆不再是促進生產力的放鬆，我們已經深陷象限4的泥沼中。 一旦在象限4耗費太多時間，人就會沒精打采、漫無目標，還會讓人感到憂鬱，甚至絕望。此外，還會產生罪惡感，心裡明知最好把時間用在更重要的事情上，卻沒有動力行動。雖然其中有些活動讓人感到短暫的愉悅，但這其實只是垃圾食物，空有熱量，卻沒有營養，無益於生活、人際關係或自我價值感。 你在象限4投入時間與精力，結果回收的效益是零。