商務英文e-mail必備180句

沒閱讀過此書，千萬不要隨便寫商業英文電子郵件。 　　因為你的無心犯錯的一封信，可能會左右公司的營運未來以及你的薪水！ 　　國際商業顧問，教你商業英文電子郵件寫作法－180 招完全大公開。 　　寫出極具說服力，且能博得對方信任的英文電子郵件！ 　　用完美商務英文 e-mail 的 180 個密技，正確表達出自己的意思，成為公司的生財利器。 　　寫出得體、合宜的信件，贏得對方信任。 　　輕鬆溝通，成功拿下訂單。 　　商業英文電子郵件，寫作最常犯的錯誤是： 　　．寫信一開頭就用 sorry 道歉。 　　．想要對方幫忙，無意間使用出失禮的 Please help me. 一語。 　　．在信的結尾想跟對方說聲：「辛苦了！」，卻不知怎麼說？ 　　．遲遲沒收到對方回信，卻不知道如何詢問對方原因。 　　．長篇大論，無法簡潔地說出重點。 　　千萬別讓數百萬、數千萬金額的生意，因為一封錯誤的 e-mail 而毀於一旦。 　　糾正讓你提心吊膽寫出來的商業英文，從最常疏失的基本英文文法講起，教你寫出：完美達成交易的商業英文電子郵件！ 　　知道的話，升職有望！ 　　不知道的話，只能白首等待！

hapter 1：電子郵件中讓人頭痛的開頭與結尾 Secret File 1：英文電子郵件的基本架構 001：千萬別用 To Whom It May Concern 來當稱呼 002：避免用 sorry 作為開場白 003：在電子郵件中，如何做自我介紹 004：按照「名字」→「姓」→「職稱」→「公司名稱」的順序來介紹 005：別忘記公司名稱之後，再加上公司網站連結的URL 006：依「公司名稱」→「公司屬性」→「公司所在地」的順序來介紹 007：商業英文電子郵件中，別亂用親密的客套話 008：提到公司創立發展史或者特殊成就時 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ Secret File 2：在電子郵件常常出現的開場白 009：在郵件主旨要寫出讓對方感興趣的標題 010：用「稱讚他人」開頭的信件，較不易被刪除！ 011：歡迎他人來訪，請簡潔表達！ 012：「首先」寫法是：「I would like to begin by…」 013：因為您來訪，讓我感到欣喜。→歡迎您到來。 014：開門見山的寫法 015：請勿把中文直譯為英文 016：Mr./Ms./Dr. 後方只添加「姓」，而不是添加「名字」 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ Secret File 3：流暢的電子郵件結尾 017：告知對方聯絡信箱用@這個表示「at」的符號，在「場所、時間名詞」也用at來表達 018：「請不要拘束，隨時跟我聯絡」的 Feel free to contact me. 019：道歉時一定會用的：Thank you for your understanding. 020：盡力而為→我將會盡我所能的 021：以後請多多指教→我很期待與您一起合作 022：祝貴公司今年鴻圖大展 I hope this year brings you nothing but the best. 023：信件結尾時，請用：Let’s keep in touch. 024：學問大的「辛苦了！」 025：保留給對方「商量餘地」的信末收尾寫法 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ Chapter 2：一定不會失誤的 e-mail 寫法 Secret File 4：只有2%的人才會寫對的英文文法 026：不是「I write」而是「I’m writing」 027：用簡單現在式的動詞，來進行介紹產品 028：用 will 來跟對方約定某事 029：確保未來將實施之事，請用未來進行式 030：請勿使用命令對方的「you have to」 031：表示「確定」之事用 will，而表示「假設、條件、祈使」之事用 would 032:「現在正在做某事」的現在進行式 033：用完成時態來表示「已經做成的事情」 034：祝您有美好的一天！Have a wonderful day! 035：「誰是負責人？」第三人稱的單數動詞 036：把「日期」，當作主語的寫法 037：請特別注意「被動式」： 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ Secret File 5：熟習商業e-mail中有效率的寫法 038：請把最重要的「事情」，當作主語寫出來 039：請把最重要的「動作」，請用動詞寫出來 040：請用一個動詞來濃縮多個單詞：send me a fax→fax me 041：連結相關之物時，請活用「:」符號 042：儘量讓信件中的句子短一些，並且把內容濃縮 043：請活用連結詞、連接性副詞 044：不是「時間＋日期」，而是「日期＋時間」 045：想要特別強調的部份，請單獨獨立寫一句出來 046：在郵件中，引用到名人使用我們產品時 047：在郵件中，請按照內容重要性，依序寫出來 048：請勿在相關段落文句中，濫用連接詞 049：在郵件中，遇到選擇加句子還是加單字時？請加單字吧！ 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ Secret File 6：提昇e-mail內容確實性的寫法 050：在句首，請用 however 代替 but 寫作 051：千萬不要出現 happen to（預想不到而發生之事）的口吻 052：不是 ask，而是 ask for來「要求」對方 053：如同我之前所說的：「as I mentioned earlier」 054：不是「tell」而是「let you know」 055：不是「what kind of」而是「what」 056：「announce」一詞，只使用在正式的發言場合中 057：不是「我」做出的決定，而是「公司」做出來的決定 058：「We have」（有……） 059：「對不起」請用 sorry；「遺憾」請用 regret 060：請不要再用「after」來表達「接替者」 061：「due to（歸因於）」 062：生病用的「be ill」 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ Chapter 3：電子郵件中，應避免失禮的寫法 Secret File 7：基本中的基本，一定把握的表達法 063：「不得不去做某事……」的「had to＋動詞」 064：「方便、利於……可以做某事」的「so that＋子句」 065：「建議（I would recommend…）」 066：「討論事情」時的「We would like to discuss…」 067：「拜託對方」時的「Would it be possible for you to…」 068：「希望您能這麼做」的「I would like you to…」 069：「我有興趣購買……」時的「I’m interested in purchasing…」 070：「休假中，所以不在」的「is away on vacation」 071：「謝謝您抽空與我們見面」的「Thank you for meeting with me.」 072：「您是否介意，我聯絡（某人）……？」的「Would you mind if I contact…？」 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ Secret File 8：在e-mail中經常使用到的表現法 1 073：「在貴公司網路上的」的「on your website」 074：表「預定、預期」的「due to」 075：「被要求」的「is required」 076：「公認……」的「recognized by…」 077：「在多久的時間有效」的「be good for…」 078：「為了什麼……而必須要等待什麼……」的「it will be（時間）before…」 079：「引用、得到某人建議或者助言」時的「refer A to B」 080：「會有利於您……」的「is well positioned to…」 081：「真的對我們幫助很大」的「We found it very beneficial.」 082：「把A推薦給B」時的「recommend A to B」 083：因為B事物，向A道賀祝福的「congratulate A on B」 084：「祝福某人……」時的「wish sb…」 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ Secret File 9：在 e-mail 中，經常使用到的表現法 2 085：「我們確信某事」的「be certain of…」 086：「很遺憾……」的「Unfortunately,…」 087：「我將會去……」的「I’ll be coming to…」 088：「用什麼原料作成」的「made from…」 089：「沒有位子可以用了」的「no longer any spots/seats available」 090：「把B物，轉嫁給A者」的「pass B on to A」 091：「除此方法之外，無其他方法」的「have no choice but to…」 092：「我一定會做出某事」的「I will make sure that…」 093：「A者不得不做出某事」的「A is forced to…」 094：「誠心的希望，您能給我們一些建議」的「We welcome your suggestion.」 095：「除了某物必要之外，還有什麼呢？」的「other than」 096：「提供A產品一年的保固時間」的「We provide a 1-year guarantee on A.」 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ 商務電子郵件的小技巧，有關於支付條件的表現法： Chapter 4：如果我知道，洪「經理」怎麼說的話： Secret File 10：不可缺少的強調語氣基本單字 097：「只限定於」的「only」 098：「以上」的「or more」以及「未滿」的「or less」 099：「我也有同感」的「understand/ agree」 100：「是否有符合水準、要求」的「adhere to」 101：「給予做某事情的權利」的「grant」 102：「沒有包含某物價格」時的「extra」以及「additional」 103：「用怎麼樣的格式檔案」的「in…format」 104：「刊登文章」的「run the article」 105：「一份影印本」的「a copy」 106：「受到信任」的「trusted」 107：「某物的拖延、延遲」的「a delay in…」 108：「換新品」的「return」、「退款」的「refund」 109：「先預付」的「pre-paid」 110：「工作日」的「business days」 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ Secret File 11：老讓你想不起來的表現法，這裡全部收錄 111：「重要」的「critical」 112：「和某人分享某意見」時的「share thoughts with…」 113：「多放一點心力、注意在某物」的「pay attention to…」 114：「負責任」的「take responsibility」 115：「對於某物、某人的信賴」的「confidence in…」 116：「直接見面、親自見面」的「in person」 117：「達成共同的……」的「mutual」 118：「跟期待有所落差」的「a significant discrepancy」 119：與其用「我會努力」的「try」，倒不如用「我會盡全力而為」的「strive」 120：「共同一起開發」的「co-develop」 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ Secret File 12：e-mail 寫作技巧大公開：主要表現法1 121：「瑕疵品」的「defective products」以及「缺點」的「defects」 122：「延遲出貨」的「back-ordered」 123：「大約的、預測著某事情」的「an estimate of…」 124：「最終截止日」的「the due date」 125：「批發價格」的「the wholesale price」、「零售價格」的「the retail price」 126：「負責當地的配送費用」的「the applicable freight charges」 127：「某事物對某人來說感到關心並且很重要」的「of concern to~」 128：「最重要的差異處」的「the most notable differences」 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ Secret File 13：e-mail寫作技巧大公開：主要表現法2 129：「XXX 線的負責人」的「the person who looks after the X lone」 130：「對於某的報價單」的「a quote for…」 131：「大量購買時，給的優惠價格方案」的「a volume discount program」 132：「從發票寄送到達的日子算起」的「after the (invoice) issue date」 133：「急件快遞」的「expedited delivery」或者是「express post」 134：「討論的目錄/內容」的「an agenda」 135：「販售某系列的產品」的「carry a line of products」 136:「本次所訂購的產品」的「on this order」 137：「做某事的步驟、程序」的「the process for…」 138：「耐得住、經受得了」的「tolerate」 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ 商務電子郵件的小技巧，有關於詢問價錢的表現法。 Chapter 5：用適當的英文來撰寫完美溝通的 e-mail Secret File 14：抓住對方心理的基本溝通法1 139：請勿用命令口吻！應用慎重的語氣來拜託他人 140：請勿隨意使用對下屬的口吻。 141：告知國外公司，因為自己國家的假日，銀行暫時休業，無法匯款的狀況 142：請勿被動、消極性地等待對方回應，要主動、積極地聯絡對方 143：請勿忽略文化差異，而隨隨便便使用，我們慣用的英文單詞 144：請謹慎告知對方，產品變動過後的價格 145：請把抽象的內容，用具體的事例來說明之 146：請不要再說「我們正在努力中」，而是提出我們現在有的「業績」來說明 147：請依照對方首先要求事項，作為回覆信件的開頭 148：請在信件中，提及愛用我們產品並且有名聲的顧客 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ Secret File 15：抓住對方心理的基本溝通法2 149：再怎麼忙，再怎麼晚，也請在三、四天之內回覆對方信件 150：請勿進行人身攻擊，而拒絕對方的意見 151：請別把自己當成「黑臉」（bad cop），來傳達自己的意見 152：請勿指責對方，而是提出問題點 153：請用「我們再評估」一語，來應付當下難決定之事 154：請勿使用疑問句，造成不必要的誤會 155：請記住，在商場上，對方沒有一定要答覆我們信件的義務 156：請記住，請求對方不是幫助「我」，而是幫助「彼此」的寫法 157：請和競爭者比較 158：請以「大環境的條件」來要求對方，而不是用「我」來要求 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ Secret File 16：成功的生意人，商談技術表現法1 159：請提出工作計畫表 160：完成測試時間之後，別忘記繼續跟對方商議下一步驟 161：用小技巧來增加自己的銷售業績 162：當對方不考慮大批購賣時，請記得告知損失的優惠 163：瞭解對方的難處，並以「深有同感」語氣來溝通 164：若真有難處，一定要坦白告訴對方 165：讓對方知道我們努力的樣子 166：不是「對方」的問題，而是「我們」共同的問題 167：發自內心的道歉 168：請具體提出，對對方有利的條件 169：請舉出具體實例加以說明之 170：請舉出愛用者的感想，增加說服力 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ Secret File 17：成功的生意人，商談技術表現法2 171：電子郵件就是商場上的第一印象 172：請避免以指責的口氣來質問對方 173：生氣時千萬別衝動寫郵件過去指責對方 174：在展開產品說明會、博覽會時，一定要提前通知對方 175：請預先選定，想在博覽會中商談的公司 176：給予對方意見時，請以「誘導」口吻 177：別老是推銷自己的產品，也要關心對方公司 178：商展開始之前，請妥善安排私下商談時間 179：千萬不要在電子郵件告知對方全部的情報，反倒要誘導對方跟我們當面商談 180：請不要給對方太多的選擇 為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？ 附錄：成功 e-mail 範例

前言 　　我為何特別寫作此書的理由，緣起是，我曾經任職於北美—家國際貿易，商業投資策略公司，我的小組成員在我們國家跟美國或者是與世界各地國家企業做生意時，所寫的英文電子郵件、溝通技巧以及使用的口語，都出現極大的問題，因此我指出了三點失誤： 　　1.英文文法的失誤 　　2.文化差異的失誤 　　3.缺乏商場常識上而導致的失誤 　　第一點的失誤，我想這是英文老師可以糾正各位的！但是第二、三點的失誤，我想這是英文老師無法糾正、無法教導的東西。因為教英文跟商場上的英文郵件溝通，是完全不同領域的範疇，舉例來說，我常常看到職場上，有人把我們習慣再信末所說的「辛苦了！」一語，翻譯成：Keep working hard.。但其實這是失禮的說法，因為這句話是用在上位者對下屬要他努力工作的口氣！試想，一位員工寫給對方公司大老板，採取這樣的口吻，豈不是啼笑皆非？ 　　除此之外，還有當我們不知道對方的職稱時，要怎麼開頭比較合宜呢？最好先調查好對方的職稱嗎，如果真的不知道的話，以 Dear Sir 是較妥當的。上面所提到的，已經不是英文文法的失誤，而大多是缺乏商場的常識所導致的失誤！我常常提到，若是輕忽自己所寫作，寄給對方公司的英文電子郵件錯誤百出，還可能會導致自己公司遭遇到營運不順的結果！不是嗎？ 　　我想透過上面的例子，大家應該都能明瞭商業英文電子郵件的重要性了吧？除此之外，在現今所謂的「地球村」時代，寫作一封順暢、有說服力的商業英文電子郵件，已經是從事國際貿易職場人最基本的能力了！但是，商業電子郵件可不是僅僅只是一些正確的英文單字、文法拼湊出來的信件，其中我們還要考慮到，如何與對方溝通？用怎麼樣的口氣、口吻來和對方公司洽談生意，當然，國與國之間，有著文化差異，我們使用的「客套話」，在對方眼中，可能是「不像話」，這一點也是我們要注意的。在信件中，我們又要如何將英文使用得像自己的母語一般自然、流利呢？要如何跟這些國外公司進行各方面的意見溝通、解決問題呢？大家是否留意，商務英文電子郵件的寫作，跟我們一般學習英文，不同之處在哪裡嗎？簡單地說，商業郵件包含：使用基本英文文法＋克服基本的國與國的文化差異＋克服各式各樣的商場突發狀況。也只有克服這三大問題，我們才有可能寫出一封好的商務英文電子郵件。 　　這一本《商務英文 e-mail 必備 180 句》，就是我自己在從事國際貿易投資顧問期間，將幾年來的所得，整理寫作成書。我想這本書中具體的例子，從最基本的我們常犯的英文錯誤叮嚀起，能對各位在商場使用英文寫郵件時，有實質上的幫助。練習到最後，能夠寫出屬於自己風格、博得他人信任感的商務英文電子郵件。而在書後方，我也特別收錄，我自己親自寫作的基本電子郵件範例，我想這對於各位在與國外客戶溝通時，也會有所幫助的。 　　Mikah Lee 於 加拿大多倫多市