不懂時間分配，忙到死也沒人理｛超圖解｝

人際溝通、會議、電話、回信、訪客…一堆雜事，怎麼省時？ 學會跟人說NO！每天多出２小時！ 只要10分鐘！「時間分配術」讓你準時下班，主管讚不絕口！ 　 　　★這些「工作壞毛病」，你有幾項—— 　　【毛病１】總選擇先做自己喜歡、容易的事，對於得花心思、較困難或複雜的事非得拖到最後一刻才做！ 　　【毛病２】主管同事來閒話家常或找你幫忙雜事，就算忙到不可開交也不知如何婉拒。 　　【毛病３】工作習慣是一路從頭做到尾，不會分辨事情的緩急輕重。 　　【毛病４】什麼事都追求完美，即便無關緊要的細節也不放過！ 　　【毛病５】一早到公司先找同事聊天，或著摸東摸西做些雜事。 　　【毛病６】時常為趕上進度，熬夜加班甚至犧牲休假，最後完成的報告卻遭主管退件！ 　　以上症狀假如「有一個以上」就得當心，因為表示你正逐漸步入「累到死」的不良循環！ 　　★不懂緩急輕重與時間分配，累到死還會被嫌棄 　　「事情太多、很累，時間根本不夠用！」是上班族共同心聲，然而癥結在於不懂分辨輕重緩急，不知道哪些該優先、甚麼需較多時間，以及何事不該做、哪些可暫緩甚至拒絕，最後只好「一路從頭做到尾」，這種工作方式時間當然不夠。結果是自己加班累到死也不受主管讚賞，甚至還很可能忽略了重要事務受到斥責、嫌棄。 　　★最傑出管理顧問，讓你花「最少時間」，獲得最大讚美 　　作者為亞洲區最傑出資深管理顧問，首度彙整20年經驗訣竅，運用「百幅分析比對圖表」提出完整實用的「時間管理技術」，幫助讀者輕易掌握「緩急輕重原則」、學會「目標設定」與短、中、長期「行動落實計畫」，以及如何「克服拖延惡習」與「避免干擾」等等。 　　 　　只要熟讀本書你將學會： 　　‧「艾森豪優先矩陣」與六項自我Check-points──破除自我盲點，快速分析事務緊急程度與最佳時間分配。 　　‧「SMART準則」目標管理──讓工作目標具可行性與明確化，以及完成設定、執行和評估三步驟，個人工作績效迅速提升。 　　‧六步驟！完成行動計劃表──制定靈活的短中長期目標落實計畫與每日To-do list執行清單，以及透過「力場分析法」找出導致半途而廢的因素與解決方案。 　　‧徹底革除拖延惡習的心理分析──依據十五種工作模式X九項拖延習性成因分析，對症下藥從內到外完全解決積習多年的拖延病。 　　‧八項妙招！不翻臉的婉拒干擾技術──工作效率低的很大原因是同事的干擾與打斷，但許多人因不好意思而默默忍受。作者分享多年實際操作且有效的八項妙招，包括暗示時限、地點選擇、辦公桌擺設等等，讓你不用翻臉也能阻隔干擾。 　　★辦公室無法避免的雜事，怎麼省時？如何速辦？ 　　辦公室需應付瑣事一堆，冗長會議、約訪客人、要接要打的電話、要看要寫的電郵、突如其來的串門子……佔據大部分時間，甚至打亂排定的工作進度。但其實只要懂得要領，就不會讓這些每天無法逃避的雜事變成「時間殺手」，這些要領秘訣包括有── 　　‧電話省時又清楚的八項要領 　　‧郵件報告速寫快又好的六項要領 　　‧避免冗長會議的八項要領 　　‧資料文件快速閱讀的六項要領 　　‧訪客接見避免延誤的六項要領 　　★人際溝通耗時費力，怎麼做能快又有效？ 　　人際溝通是職場最重要與耗時的工作，許多上班族皆為此頭疼。作者在書中不僅傳授八套溝通絕招，包括如何先講對方有興趣話題、怎麼簡單說卻很清楚、語氣如何運用、怎麼婉轉說「NO！」等等之外，還詳細解說影響溝通結果的九個關鍵因素，包括說話順序與長短、關係與對應、時機環境、肢體手勢等等，能全方位學會高明快速的溝通技術。 　　★時間是最寶貴資產，分分秒秒都得珍惜，是成功人生的契機 　　每個人上班時間都差不多，精力與專注力也很難面面俱到，若不能把絕大部分精力用在刀口上而過度忙碌，不僅生涯事業無法成功，健康也會很快亮起紅燈，家庭、金錢、生活都因此失衡，後果不堪設想。 　　這本書將協助各位重新檢視自己工作模式與時間分配，透過提升工作效率、回收零碎時間並藉由授權省下寶貴時間，讓流失掉的時間「轉虧為盈」，重新贏回時間享受勝利人生。 本書特色 　　＊ 亞洲區最傑出資深管理顧問，首度彙整20年心得訣竅。 　　＊「百幅分析比對圖表」，時間管理技術快速上手、實用有效。

好評推薦 　　★Career 職場情報誌 總編輯 吳永佳 好評推薦

前言 搶回主導權，真正做時間的主人 第一章 不懂時間分配，只會累死自己 一味窮忙如何成功？ 不懂時間分配，等於失去自由／「時間」是人生最大勁敵／忙碌不堪，工作生活註定很糟／生涯成敗只有一線之隔／「效率」與「效果」，缺一不可／騰出時間，發掘潛能 拖延惡習讓危機四伏 成功的機會／沒有安排，意外跟著來／拖延只是「自我安慰劑」／時間不夠？失敗者的藉口 「時間殺手」是不定時炸彈 無法閃躲的「有形殺手」／「無形殺手」是你自已 第二章 沒有計劃的行動，注定失敗收場 確立目標，時間管理的第一步 缺乏目標只會惡性循環／明確目標能造就「神馳現象」／「SMART」準則能讓目標具體化／工作以外的目標同等重要 實現目標，得靠有效的行動計劃 完整計畫＝行動＋時間表／「力場分析法」有助於迅速達標／「短中長期」計劃怎麼安排？／大小雜事如何安排？「To-Do List」每天要堅持／「預留時間」保持靈活性 第三章 緩急輕重很關鍵，拖延惡習易壞事 從頭做到尾，勞累又無效益 「職責」與「事務」怎麼區分？／「八二定律」，成本最低效益最高 ／該如何分辦「緩急輕重」？ 壞事不斷來的拖延習慣 如何找出自己的「拖延病因」？／拖延病的心理分析／從內到外，一次解決 第四章 干擾與瑣事，如何省時快辦？ 應付打擾的攻防技巧 工作效率降低的元凶／排除干擾的八個訣竅 辦公室瑣事快速處理的密技 如何降低瑣事時間？／高效電話溝通術，省時又省力／文書處理快速完成的六大原則／縮短會議時間的八項密訣／文件迅速閱讀的六個妙招／會客不耗時間又有效的六項技巧／交際應酬的省時絕招 第五章 養成高效習慣，不再瞎忙累到掛 人際溝通耗時費力，懂絕招就不會誤事 職場人際關係最難應付／決定溝通成敗的九個關鍵因素／溝通快速成功的八套絕招 結合生活作息的妙招，能讓工作效率倍增 工作效率方程式／三階段「體能循環」創造最高效益／時間也能「回收再用」？／腦力工作＋身體活動，效果強大／懂得授權技術，能節省自己寶貴時間 養成高效生活習慣，時間總比別人多 讓流失掉的時間「轉虧為盈」／時間不夠用？通勤族能這麼做／出差旅遊，激發創意靈感好時機／零碎時間不浪費的生活習慣

搶回主導權，真正做時間的主人 坊間有很多關於時間管理的書，都有詳盡傳授時間運用的要訣和技巧。然而，有多少人看完書，生活便真正得到改變？縱使有無數善用時間的辦法，也不表示你可以成功「管理」時間，因為世事知易行難，想要真正實行，需要的是持之以恆的毅力和決心—一切從自律開始，你必須建立正確的態度，才能有效善用各種方法和技巧，建立新的工作方式和生活習慣。本書將帶你進入真正實踐時間管理的人生，它不單告訴你一些運用時間的技巧，還有高效及富有意義的生活態度，當各位讀畢後便能— ❶ 有清晰的目標，知道自己想做甚麼和要做甚麼 ❷ 分辨事情的先後次序和緩急輕重 ❸ 知道自己是否朝著目標前進 ❹ 選擇做對的事，而不是只惦記著把事情做對 ❺ 講求效率，以最少的資源達到最大成效 ❻ 計劃每天、每週、每月，甚至每年要做的事，且務必把它們完成 ❼ 估計完成每事所需時間，並編排時間表行事 ❽ 懂得在適當時候和環境說「不」 ❾ 建立一套方法和技巧，減少被打擾 ❿ 在必須要做的瑣事上縮短時間 ⓫ 改善與別人溝通的技巧，促進了解和合作 ⓬ 拒絕拖延的誘惑，把「遲一點才做」的陋習改為「馬上去做」 ⓭ 在精神、家庭、事業、社交、健康及財富各方面取得平衡 ⓮ 好好把握自然流逝的時間，將之轉化為有用的時間 ⓯ 獲得更大的滿足感和自信心，活得更健康、積極、進取和愉快 當你能夠揮灑自如、先後有序地安排時間、把握未來、規劃生活，由衷地說「我掌握了自己的生涯，對生命無悔」的時候，你儼然已成為「時間的主人」。 忙碌不堪，工作生活註定很糟 假如有人問：「要是你今天就去世，最感後悔的是甚麼？」各位會怎樣回答？ 美國亞利桑那州立大學（Arizona State University）教授堅立亞（Richard Kinnier）向數百人提出類似的問題，大多數人的回答是「後悔沒有多讀點書」，其次是「並無好好約束自己」、「沒有多嘗試新事物」、「沒多花點時間與家人共處」，這些結果都顯示了一點—受訪者都後悔沒有爭取時間做工作以外想做的事情。 各位有過相同感受嗎？是否曾仔細分析，你的問題不是沒有時間，而是在分配、使用出了問題，就是所謂「不患寡而患不均」。 「短、中、長期」計劃怎麼安排？ 除了個人、家庭、事業等大計外，我們每天、每月、每年所要處理的事務也必須要有目標和計劃。上班族常見的怨言是：「每天都有突發事件，要不然就是各種繁瑣事務纏身，計劃一番也是徒然！」 其實這不是命運使然，而是時間分配是否得宜的問題！好像我們念書時，總羨慕那些「十項全能」的同學。除了讀書成績優異，他們連體育、音樂、藝術也樣樣精通，而我們很多時候都只是認命，認為他們得天獨厚。 但現在很多專家都表示說，人的先天資質其實不會相差太遠，後天培養才是最重要的。那些入水能游、出水能跳，品學兼優的同學是因為他們能夠把握擁有的時間，將時間分配得宜罷了。 那該如何分配時間呢？你必須訂下長、中、短期三種計劃。 長期規劃是為了整個事業生涯作打算，如前一節所說，每個人都該為自己制定一個宏觀的人生目標，讓生命可以活得有意義，也使自己有著清晰的人生方向，這就是「人生管理」的關鍵。每個人都必須在一個能夠自我成長的環境當中好好努力工作，因此管理學之父杜拉克提出三項重點—— ❶ 了解自身的長處 ❷ 曉得自己擅長的工作方式 ❸ 知悉自我的價值觀 至於中期計劃可以年度來計算—小時候老師常常說「一年之計在於春」，其實春天才計劃可能已經晚了，許多公司早在一年多前便開始規劃下一年的發展；以個人工作安排來說，也可在每年的十月或十一月訂出下一年的目標和計劃。而形式包括周期性、季節性或偶一為之，這些計劃不需太詳盡，一個大綱其實就已足夠。 一些較短的中程計劃能以兩三個月為限，或少至一個月。這時候的計劃要比較詳盡，包括需在甚麼時候完成何事。 大小雜事如何安排？「To-Do List」每天要堅持 短期計劃即是每星期，甚至每天的計劃，你要把長、中期計劃中所列出的事項，撥入每天的時間表裏逐步實行。 你可以定期於每個週末鎖定下週時間表，首先預留已約好的會議、約會或面談等等所需的時間；接著再預留時間處理每天必然發生的事，包括講電話、閱讀文件、被打擾、應付上司等；最後把你計劃中要做的事如寫報告、做企劃案、年終考核等安插在主要空格內。記得要實際一點，不要把每天的時間表填滿，要預留時間給突發事件以及讓自己偶有空間鬆懈躲懶。