麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧

麥肯錫管理顧問公司創立迄今88年，已成為頂尖、菁英的代名詞， 最強大的核心能力，就是—— 「正確定義問題」， 然後運用麥肯錫特有的「簡報格式」與「說服技巧」， 就算世界級難搞的問題或老闆，都信服這些麥肯錫的年輕小夥子。 獨家首次提供麥肯錫式簡報版面格式設計範本，以及會場布置重點圖解，你一目瞭然 繼《麥肯錫寫作技巧與邏輯思考》、《麥肯錫問題分析與解決技巧》、 《麥肯錫情緒處理與菁英養成法》後，暢銷書作家、頂尖企管顧問高杉尚孝這回首度公開讓麥肯錫得以屹立不搖的最大武器： 簡報格式與說服技巧 在麥肯錫，簡報不是報告，而是一種「說服」，而這種說服跟軟硬體設備無關。 簡報是決定買賣成交、提案通過與否的最後一關。 簡報，也代表了「你這個人」。所以，麥肯錫對簡報的格式要求、技術磨練極其嚴格。 ◎麥肯錫菁英在簡報進行前，會先自問三個問題 ●你希望對方怎麼做？ ●你能為對方解決什麼問題？ ●如何提高聽眾對你的接受度、也就是說服力。 　 ◎接下來，他們會把問題分為四種問題類型── 　　恢復原狀型：已出現症狀的問題類型，也是一般所謂的「問題」。(業績下滑) 這種報告，你得準備五要件。 　　防杜潛在型：尚未出現症狀，但放任不管的話，將演變為大問題。(出現競爭者) 這種報告，你得想出兩對策。 　　追求理想型：指理想與現實之間的差距，亦即還有改善的餘地。 (提升業績) 這種報告，你要突顯兩者的落差。 　　避免機會損失型：現在雖然沒有顯著的損害，將來也不會因此產生問題，但錯失這 　　 大好機會卻非常可惜。(出現大好機會) 這種報告，你要產生急迫性。 　　◎然後針對以上四種問題，提出：結論→理由→結論 　　●簡報的基本原則是，闡述最想傳達的事情＝所以要先說結論。 鋪陳？最後才講故事結局？賣個關子想引人入勝？這都是簡報被打「╳」的原因。 　　●結論需要提出理由來佐證、鞏固；佐證訊息最多不超過五個。 但整份報告絕不超過七頁——這還包括封面一頁！ 　　●聽眾都是健忘的，必須在報告結束前再提出結論，確認聽眾理解你的目的。 本書特別提供　公司內部的迷你簡報，該怎麼設計格式？ 　　 ◎麥肯錫菁英怎樣準備、怎樣上台簡報 　　停止無意義的比手、畫腳。更不玩弄雷射筆，他們甚至不用雷射筆。 　　上台不是自拍，頭髮不准遮到臉 增加誠信的秘密──六點十分的角度，創造鞠躬效益。 領帶要選深紅或藍色 避免穿粗條紋或格紋西裝 　　簡報本來就該以聽者的角度製作，但如果你知道有多少報告， 　　是從發表者自己的立場或利益為出發點，一定會大吃一驚。 　　會報告的人，比比皆是，卻乏善可陳； 　　能做好簡報的人，無論是在公司內部、發表會場、演講廳，都將成為那個 　　「準備好的人」（全球性人才）＝菁英。

推薦序一　簡報，就是把禮物送給觀眾／黃永猛 推薦序二　簡報力，就是競爭力！／王永福 前言　在麥肯錫，簡報代表「說服」，不是報告 第1部　簡報前，麥肯錫菁英必問三件事 第1章　你希望對方怎麼做？ 第2章　你能為對方解決什麼問題？ 第3章　如何增加說服力？ 第2部　麥肯錫的最強項：正確定義問題 第4章　所有問題，都可歸納為三種類型 第5章　恢復原狀型的問題，要五要件 第6章　防杜潛在型的問題，要想兩對策 第7章　追求理想型的問題，要突顯落差 第8章　結合不同問題描述的組合技術 第3部　能成功傳遞訊息的版面設計 第9章　金字塔版面結構，內容不超過七頁 第10章　文字頁的基本結構──正誤事例 第11章　圖表頁的運用要領 第12章　圖表與文字，你得這樣組合 特別提供　公司內部的迷你簡報，該怎麼設計格式？──A4報告 第4部　麥肯錫菁英怎樣準備、怎樣上台簡報 第13章　單刀直入由上而下，否則必遭曲解 專欄　由上而下法的簡報要這樣做 第14章　聽眾的疑問，就是最好的說服捷徑 第15章　肢體語言，也是簡報的重點 第16章　策略性的簡報穿著與臉部表情 第17章　簡報會場的注意事項圖解 第5部　簡報的大忌：我怯場了！ 第18章　成功的簡報，來自容許失敗

簡報，就是把禮物送給觀眾　中華人事主管協會資深講師／黃永猛 　　簡報英文是Presentation，不過，另一名詞Present是禮物的意思。禮物必須具備的條件，是符合送禮的目的、與根據對象客製化內容。禮物需要真材實料，也需要包裝。因此，簡報發表者需要有好口才與說服力，才能讓對方產生共鳴。 　　「愛你在心口難開」的時代，已經過去了。高競爭世代，簡報的重要性與日俱增。向老闆做專案報告，或內部開會、向顧客提案也需要做簡報；應徵工作時，若能做出漂亮的簡報，更能增加魅力為自己加分。 　　我多年來從事簡報技巧與口才訓練，簡報包括三大核心技巧，一是內容與組織，二是簡報技巧，三是PPT製作技巧。簡報的目的其實是透過三種技巧，簡單扼要的透過視聽效果，快速地解決問題，並促使聽眾採取行動, 。 　 　　本書在簡報目的，與解決問題上琢磨甚深，書中提到簡報的目的，是希望聽眾能聽完簡報後，能產生實質的變化或採取特定行動。尤其，讓聽眾從無知變成了解、從反對變贊成、從疑惑變信任、從敵意變善意、從沮喪變希望等，明確地指出發表者須事先根據對象，設定簡報目的，才是踏上成功的第一步。 　　為聽眾解決問題，則是書中的另一大重心。作者將觀眾所有問題歸納為一、恢復原狀型；二、防杜潛在型；與三、追求理想型三種類型。很務實地運用失敗與成功案例，針對各種問題類型，設定需要解決的課題，能夠提供讀者更多元的思考方向。 　　發表者經常因緊張出現雞同鴨講、不知所云的現象，本書另一項觀點，則提到如何增加說服力。書中提到說服力因人而異，說服力的的高低，會因特定對象不同而有不同的結果。除此，本書也介紹簡報製作的實用技巧，與發表者的穿著打扮、及臉部表情，如何以肢體語言展現技巧。這些都是作者經驗與智慧的結晶，在在值得讀者的參考與學習。 　　Practice make perfect，本書以實務為主，是難得的好書。讀者若能深切地理解書中精闢的內容，並多加以練習，我想每個人的簡報技巧必將大幅進步，成為老闆賞識、客戶青睞、同事羨慕的簡報高手。 推薦序 簡報力，就是競爭力！　柏克企管總經理　王永福 　　上台簡報，是一門技術，是一門可以被分析、拆解、重組，然後加以學習的技術。這是我在過去幾年，指導了超過200間上市公司、2萬名專業學員後，所得到的心得！ 　　 　　身為一個專業工作者，在職場上常有簡報的機會，每一次上台，代表的不僅是服務的公司及產品，更是自我形象塑造的機會。可惜大部份的專業人士，雖然了解簡報的重要性，卻不曉得如何站在台上，把艱澀的專業主題說清楚，讓台下聽眾能清楚明白，並作出進一步的決策或行動。 　　 　　如果你也遇到這樣的問題，《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》將帶來很多學習的方向。 　　 　　作者在書中描敍了許多專業場景，把簡報過程中的應對，完整的逐字記錄下來。問答過程中，彼此心中想說、卻沒有說出來的話，也在本書列舉的案例中精彩呈現。 　　 　　讀者可以看到什麼是錯誤的簡報案例，學習如何改進，再比照正確的簡報案例。透過這樣的學習過程，相信大家不僅能學習許多簡報實例，更能進一步備增自己的簡報實力，這是我覺得這本書最特別的地方。 　　 　　除此之外，書中還提到在開始簡報前，如何分析聽眾需求，找出聽者最關心的問題；如何增加說服力；如何先講重點再講內容；如何站在台上專業呈現，包含站位、服裝、以及上台前心態的調整等等。書上提及的關鍵重點，都與我在實務操作上十分相近。由此可知，這本書並不是一本簡報理論書，而是從專業出發，聚焦實務的簡報實戰書。 　　 　　在書裡頭，也可看到許多日式簡報的格式，包含單頁、表格、圖表，以及A4大小的企劃簡報範例。這種比較嚴謹而專業導向的簡報風格，也會給讀者不同的學習觀點，擴增各位的簡報視野。 　　 　　「簡報力，就是競爭力！」希望讀者不止透過本書，學習專業化的簡報技術，更能花一些時間，大量練習，將這些技術內化成自己的一部份。這對於提升未來在職場上的競爭實力，將會有極大的幫助！ 前言 在麥肯錫，簡報代表「說服」，不是報告 　　簡報的重要性與日俱增。向顧客提案理所當然需要用到，公司內部也愈來愈常使用簡報來報告。 　　本書將簡報的三大要素：一、「能夠讓聽者接受」的明確內容；二、「鞏固結論」的系統性架構；三、「增加發表者的說服力」等，均等又有條理地彙整成一本簡報指南書。 　　隨著簡報機會增加，電腦周邊產品及軟體也日新月異。除了出現手掌大小的器材外，投影機也有驚人的發展。今後，器材及軟體也將持續進化。 　　硬體及軟體廠商在市場行銷上，時常以「只要使用本軟體，就能製作出完美簡報」、「有了這台投影機，簡報必定萬無一失」等廣告文宣，煽動消費者的購買欲。因此，要特別注意對器材或軟體的過度依賴，以免陷入近乎迷信的實用錯覺。 　　能夠使用高性能的器材或軟體當然最好，但這並不表示有了它們，簡報就一定會成功。我們應該自問：「與器材和軟體的進步相比，簡報的內容和發表者的技能有跟著進步嗎？」我想這部分非但沒有進步，反而還退步了！ 　　好比說，我們經常可以看到內容毫無故事性，只列出一堆數據，並穿插許多插圖和圖片，呈現出繁雜及混亂的簡報。要不然，就是只列出幾個關鍵字或照片，空洞、無內容的簡報。 　　而站在台上發表的人，則是身體動來動去、眼神飄移不定、雙手東摸西摸，一開口就「嗯～」個不停，而且不管聽者準備好了沒，就自顧自地開始發表，最後也不管台下聽眾有無疑問，就隨意結束等等。像這種，一看就知道沒接受過正式訓練的人，大有人在。簡報雖然已是一般常用的發表方式，但大多數發表者的技能卻只到這裡。 　　簡報的成效，經常是買賣成交與否、提案通過與否的決定性關鍵。因此，為了不輸給器材和軟體的進步，應當準備好簡單易懂、具說服力的資料，並積極提高發表者的素質。 　　本書的目的是培養大家製作出理論與實踐並重、並足以向外發表的內容。若能確實了解書中所提，並多加練習，我想，每個人的簡報技巧必將大幅進步。在此，衷心期望本書對各位的工作能有所助益。