比溝通更重要的45個開會技巧：解決３大開會問題：恍神、離題、沒結論，議題再多，都能立刻有決策！

改變1萬場無效會議專家，教你——改變1萬場無效會議專家，教你—— 這樣開會，20分鐘內即可做出決策。 　　★花了3小時，結論是「確定下次開會時間」？ 　　沒時間準備、開會時沒想法、議程超時沒結論、佔用更多工作時間…… 　　你，是否已陷入「無效會議」的惡性循環？ 　　★協商、溝通很重要，但只會「說」、沒人聽，在會議上狂講3小時，還是沒結論！ 　　如何挑選開會成員、怎麼做一份30秒看完的簡報、不離題不恍神的訣竅…… 　　讓每場會議，花最短時間、做出最好決策！ 　　◎45個開會技巧，避開超時、沒結論的無效會議！ 　　作者別所榮吾是辯論高手，同時也是談判和簡報專家，在他10多年的專題講座經驗裡，蒐集了超過1萬人的問卷調查，經篩選後，挑出了45種最糟糕的會議問題點。開會時，這些比「說服、協商、溝通」還重要的技巧，你一定要學會！ 　　【問題點1】光是把資料看完，會議就結束了？ 　　★技巧1：準備一份30秒看完的簡報。 　　報告或提案的發言者，要準備一份讓大家30秒就能看完的簡報摘要，在會議上發言時，最多只能花5分鐘的時間講解、補充。 　　【問題點2】老是有人會離題閒聊，討論就失序了 　　★技巧2：所有人「冷處理」，不要附和離題的閒聊或玩笑 　　當有人開始離題，就算只是一句玩笑話，其他人的隨口附和，也可能變成閒聊，中斷會議。這時候，不只是主持人，其他與會成員要有「讓會議進行」的默契，出聲提醒：「嘿！離題囉！」 　　【問題點3】會議主題失焦，都在討論不重要的小事 　　★技巧3：簡報時，一律從「結論」說起 　　發言者在會議上報告前，要先確認一件事：這些資料，有必要現在說嗎？還是會後寄MAIL給大就好？如果需要現場說明，一定要先從「結論」說起，同時提出需要大家提供建議的地方。 　　【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了？」 　　★技巧4：邊討論，邊把重點寫在白板上 　　白板是開會時的好工具，寫下會議內容時，大家可以同時確認剛剛討論的話題。另外，當討論時間過長時，要讓成員們適時中場休息，休息前可以整理剛剛的討論（白板上）。 　　【問題點5】部門間互相推拖卸責 　　★技巧5：讓大家討論做法，而非藉口 　　已經決議的方針，主管們要告訴部屬：將有多少利益、不採取行動的風險……等，當有人表示「辦不到」、「很困難」時，要立刻反問對方：「辦不到的理由」、「如何解決」和「替代方案」。 　　【問題點6】提出了實際問題，公司為什麼不處理？ 　　★技巧6：把你的問題「放大」成客戶的問題 　　想讓公司正視你的問題，就要把問題拉高到「影響公司利益」的層次，在提出問題的同時，也付上你建議的「解決辦法」，會讓你的問題更容易被看見。 　　◎學會3步驟規則與技巧，開會不再超時、沒結果 　　★會議前：想準時結束會議，就要挑對「有用」的成員 　　→很多人以為開會前只要知道時間、地點，大家集合到場就好，錯了！如果與會的成員和會議主題沒有太多關聯，或者事前沒有把要討論的資料寄給大家，這場會議一半以上的時間，都會消耗在「取得共識」上。 　　★會議中：靈活運用8種發言，討論熱烈、創意無限 　　→開會時，討論熱烈只是基本要件！8種不同的發言：「看法、同意、確認、提問、應答、反對、提供資料及結論」，在對的時機「說對話」，可以立刻讓與會成員「聽懂內容」，並且深入討論，發現盲點。 　　★會議後：會議紀錄上，明確寫出「如何執行」 　　→花時間集合大家討論、提議，最後決定了某個對策，如果不能確實的在會後執行，就算會議內容再順利、再有效率，也是一場白開的會議！ 　　◎開會時產生共識的5步驟，省時間、好決策、高成效 　　★步驟1：做之前，先搞懂「為什麼要做？」避免最後只是決議「走一步算一步」的決策。 　　★步驟2：分析做不到的原因，並提出解決的方法，不讓「找藉口」阻礙「好點子」。 　　★步驟3：沒有十全十美的對策，比較每個方法的優缺點，找到最符合現況的。 　　★步驟4：做出決策後，要確實分派任務給每個人，決議後並執行，才是一場有效的會議。 　　★步驟5：在執行過程中，隨時確認進度，依照現行狀況調整，並準備數個「備案計畫」。 本書特色 　　★從公司結構和人員分析會議架構，讓你更了解自己的公司適合哪種開會方式。 　　★作者運用邏輯思考、辯論和簡報方法，同時提升在會議中的「討論、協商、說服」技巧。 　　★書中提供多件開會實例、標準表格，幫你依序打造一次省時、好決策的優質會議！ 　　★萬人問卷中，公認45個最糟糕的會議問題，QA方式解說一目瞭然！

【前言】開一次會，得花三天加班補進度 【第一章】 公司年齡和成員心態，影響開會成效 ▲照本宣科的會議，難有好決策 ▲有七成把握，就該果斷下決定 五成把握太少，九成把握又慢半拍 讓基層人員自己做決定，應變力高 不想失敗，就要提高「成功機率」 ▲開會的方式，要配合公司發展 初期：頻繁開會，確立組織的架構 中期：工作模式已確定，主管介入愈少愈好 晚期：開會變成「報告大會」，失去活力 ▲工作態度，依職務年齡分3階段 適應階段，多用耳少開口 創新發想階段，主動為工作加上變化 安定保守階段，穩定但非一成不變 ▲出現這3種情況，就是無效會議 限定自己的角色與範圍，推託責任 思考僵化 ，拒改變、創新 抗拒團隊合作，配合度低 【提示1】不良會議的惡性循環，將浪費許多經費！ 【第二章】 「會議」無法逃避，不能不開！ ▲「會議」，是維持團隊運作的必備條件 ▲開會時，最好同時解決這4大目的 ▲【目的1】共享資料與討論執行方法：避免淪為「報告大會」 有效率的人，能從單純的數據中找到問題 太過暢所欲言的會議，不會有成效 別讓主管等到「開會」時才知道你的問題 計算「今天做了幾件工作」，你就永遠領乾薪 ▲【目的2】發現並解決問題：「思考方式」左右解決時間 突然出現的緊急問題，沒時間等「最好」的解決方式 不是所有問題，都要「馬上解決」 假裝自己不在這上班，你就能找到問題點 現在大賺的公司，更該想好10年後怎麼賺 開會時，6個步驟解決3種問題 ▲【目的3】協調意見會議：目標不是「講贏其他人」 高明的做事方法，是讓「討厭的人」主動幫自己 固守單一領域的人，遲早被淘汰 外交官才知道的高檔交涉法 交涉與協調，不包含「無法決定」的事 協商時，不是「講贏」對方就好 溝通協調，小輸就是贏 創造型解決法：從「出發點」解決對立 分配型解決法：聚焦在「完成」後 迴避型解決法：找更好的方法 不是選邊站，是要你思考「為什麼」 ▲【目的4】擬定決策的會議，不是只有主管才能發言 擬定決策的方法與種類 偶爾在部屬前「示弱」，可以優化你的決策品質 說服別人，用疑問句比責備、命令更有效 共識會議：主管的意見，不等於「好的意見」 事先有準備的人，在會議結束前就知道結果了 ▲會議5步驟，有共識才有好決策 【步驟1】掌握目的與計畫，搞懂「為什麼」比「怎麼做」重要 【步驟2】分析原因與提出對策，把「做不到」逆轉成「好點子」 【步驟3】比較每個對策的優缺點，最完美的做法不一定最好 【步驟4】有計劃後，人人要知道自己「該做什麼」 【步驟5】隨時準備「備案計畫」 ▲【提示2】臉書上按讚，不叫「溝通」！ 【第三章】萬人問卷大調查！45個最糟糕的會議問題 ──45個真實案例+專家改善建議Q&A，完全解決「會開不完」的煩惱！ ▲無論哪一種公司，都會遇到的45種糟糕會議 ▲【問題點1】光是把資料看完，會議就結束了 Q：現場輪流念完資料，就要其他人提出想法？ A：準備一份「30秒內看完」的重點資料 ▲【問題點2】搞不清楚公司高層的決策！ Q：董事長和經理說的不一樣，該聽誰的？ A：主管別說「明年業績要更好！」，直接說「要成長30%」 ▲【問題點3】被質問的人，藉口一大堆 Q：每次出問題，總是有人找藉口？ A：「最近一切還順利嗎？」主管要主動詢問工作狀況 ▲【問題點4】開會時花太多時間「說明」，而非「討論」 Q：不會抓重點的成員，怎麼教？ A：給他們看「榜樣」或「範本」，學得最快 ▲【問題點5】完全不了解開會目的，感覺自己是個聽眾 Q：不清楚開會的目的，也不知道該不該發表意見？ A：主動提問，讓你從路人變主角 ▲【問題點6】老是有人會離題閒聊，討論就失序了 Q：老鳥前輩總是離題，怎樣才能拉回大家的注意？ A：所有人「冷處理」，不要附和離題的閒聊或玩笑 ▲【問題7】來開會的人根本沒有共識，無法討論 Q：參加成員把開會當例行公事，沒人想負責？ A：用下班後的交流，加快公事的進度 ▲【問題點8】開會的時間，都花在主管間的拉扯角力上 Q：主管們你來我往，其他人只能發呆看戲？ A：讓夠分量的第三者出手協調 ▲【問題點9】會議主題失焦，都在討論不重要的小事 Q：這些訊息，有必要現在講清楚嗎？ A：向大家簡報，一律從「結論」說起 ▲【問題點10】參加會議時，居然有人打瞌睡！ Q：其他人在報告時，有人睡著了？ A：選對開會時間，把3小時會議分3次開 ▲【問題點11】遇到核心議題，人人都安靜下來了 Q：大家都不說話時，代表什麼意思？ A：把握安靜的空檔，整理自己的想法 ▲【問題點12】跨部門會議時，大家都說不出重點 Q：聽了半天，還是搞不懂他到底想說什麼？ A：準備會前資料時，先確定「有沒有必要」 ▲【問題點13】議題太多，光聽說明就花好多時間 Q：開會時間的長短，該怎麼估算？ A：會議的類型，決定討論時間 ▲【問題點14】要和另一個部門合作時，對方態度很不耐煩 Q：都說部門主管同意了，為什麼配合度還是很低？ A：想獲得認同，你要面對面表達誠意 ▲【問題點15】回答時答非所問，外加一大堆藉口 Q：為什麼得不到直接的回答？ A：當對方答非所問，就再重覆一次問題 ▲【問題點16】大家說「做不到」，其實是「不想做」 Q：該怎麼說服部屬，照我的話去做？ A：聽聽反對的原因，讓部屬信任你 ▲【問題點17】 明明在開會，大家卻在聊天！ Q：為什麼討論途中，會不知不覺聊到其他地方去？ A：主持人要控制話題範圍，不是跟著聊起天 ▲【問題點18】大家花時間開會，卻沒得出結論 Q：為什麼討論很多事項，卻沒有明確的決定？ A：主持人盡量不參與討論，維持會議節奏 ▲【問題點19】不清楚狀況的主管在會議上講個沒完 Q：該怎麼讓主管放心把事情交給我？ A：讓他知道自己不用事必躬親，必要時請高層協助 ▲【問題點20】常有人不清楚「現在討論到哪了？」 Q：為什麼我總是跟不上大家討論的內容？ A：邊討論，邊將內容重點寫在白板上 ▲【問題點21】只聽少數人的想法，但是人人都不滿結果 Q：為什麼沒人滿意我的調度？ A：分配工作時，主管要說明理由 ▲【問題點22】會議結論和高層意見相反，只好重開一次會 Q：為什麼花了時間討論，卻被一句話推翻？ A：先確認「你的目標」是不是「公司的目標」 ▲【問題點23】高職位、老年資的成員，強迫大家接受意見 Q：當主管要我接受不合理的工作時，該怎麼辦？ A：別和他硬碰硬，讓其他主管去溝通 ▲【問題點24】會議變成批鬥大會，充斥指責與批評 Q：應該是討論的會議，卻常常變成主管教訓人的場合 A：先搞清楚主管到底想要什麼 ▲【問題點25】開會拖拖拉拉，又因為資料不足而得再開一次 Q：明明是例行公事，為什麼還要分好幾次才能確認？ A：利用例行事項的固定性，把討論條目手冊化、標準化 ▲【問題點26】主管最後的決定，和會議結果完全不同 Q：既然都是高層決定就好，我們開會是為了什麼？ A：主管的真正想法，要適時告訴部屬 ▲【問題點27】卯盡全力討論，還是沒結論 Q：為什麼主管無法下最後的決策？ A：偶爾讓部屬看到你的不安，反而可以增加向心力 ▲【問題點28】部門間互相推拖卸責 Q：人人都不想負責，怎麼辦？ A：讓大家討論做法，而非藉口 ▲【問題點29】潛在問題常被置之不理 Q：提出了實際問題，公司為什麼不處理？ A：把你的問題「放大」成客戶的問題 ▲【問題點30】主管不喜歡「反對意見」 Q：有想法，就是和主管唱反調嗎？ A：同事間互相提問，用「討論」代替「質疑」 ▲【問題點31】職位愈低，意見就愈不受重視 Q：開會時，只有主管能提問嗎？ A：先想想，對方的回答對會議進展有沒有幫助 ▲【問題點32】到了開會時，才拿到一團亂的資料 Q：大家不遵守資料要提前發放的規則，怎麼辦？ A：想要部屬工作效率高，主管要協助「會前準備」 ▲【問題點33】專業用語滿天飛！跟不上開會腳步 Q：剛進公司的新人，聽不懂充滿術語的報告 A：新人別等著「被教」，不懂的地方自己要主動問 ▲【問題點34】資料太簡單，無法深入討論 Q：議題太淺、時間太少，怎麼討論出好結果？ A：各自提出看法，尋找共識=優質討論 ▲【問題點35】應該要討論的時間，都在確認資料 Q：正式討論時，才發現大家的目標根本不一致？ A：討論、收集資料前，先確定大家想的是否相同 ▲【問題點36】「開會前先準備」，最後變成口號 Q：事先發送資料，但還是有人沒看就來開會？ A：準備「一目了然」的重點資料 ▲【問題點37】主要負責人缺席，會議就白開了 Q：負責人不在，大家就意興闌珊？ A：開會前，發送「會議重點」給所有人 ▲【問題點38】中途入席的人，打斷會議節奏 Q：為了遲到的主管，會議得重頭開始？ A：討論途中，定時把會議內容「重點整理」 ▲【問題點39】第一線員工的想法，無法傳到高層主管耳中 Q：如何讓主管會議重視第一線的問題？ A：同時提出「問題」和「解決建議」 ▲【問題點40】會議上的決策，超出員工能力 Q：大家都沒經驗的新政策，該從何做起？ A：主管要分析成功的可能性，分階段慢慢完成 ▲【問題點41】只要開會成員不一樣，會議的進度就歸零 Q：怎樣才能減少向新成員說明的時間？ A：明確的會議記錄，可以縮短說明的時間 ▲【問題點42】沒做會議紀錄，完全不記得究竟決定了哪些事 Q：花時間開了會，卻不知道之後要做什麼？ A：會議記錄注意3點，會後決策不空轉 ▲【問題點43】與會成員分心處理外務，會議一直被中斷 Q：大家都在會議中接電話，討論遲遲沒有進展 A：讓大家明白：中斷會議愈久，是浪費自己時間 ▲【問題點44】即使擬定了決策，也沒採取行動！ Q：該如何讓同事們確實執行會議中的決策？ A：比起指揮、命令，主管要讓部屬「自己思考」怎麼做 ▲【問題點45】主管不在，就沒有決策 Q：當主管不在場時，如何避免同事互相推託？ A：確實了解部屬工作內容，必要時重新分配 【第四章】 學會3步驟規則與技巧，開會不再超時、沒結果 ▲會議前：建立「共識」，要選「有用」的成員 讓會議準時結束，你得先確定「開會的種類」 依照不同的會議主題，決定出席會議者 大部分的會議，都浪費在「看資料」上！ 背景、問題、目的，會前說明要簡單明確 ▲會議中，熱烈的討論只是基本條件 會議中遵守6件事，避開「恍神、離題、沒結論」 活用8種發言，議題再多也能馬上有結論 ▲一個好會議，讓大家幫你找到最棒的點子！ 每個人都有好點子○1：腦力激盪法，激發天馬行空的創意 每個人都有好點子○2：「KJ法」，讓普通想法變身超棒idea 有7成把握，就是好決策 會不是開完就好，最後的總結才是行動的重點 ▲開完會的「執行力」，才是整場會議的重點 決策無法執行，再開10次會也一樣 【第五章】　這種時候，會議主持人該怎麼說？ ▲會議開始前：再次提醒今天的開會目的 會議開始：重覆目標，再次確認 當有人離題、批評、找藉口時，主持人要這樣說 ▲討論中：讓大家都能踴躍提出好意見 增加討論內容的多樣化 把討論內容的優質化 激發大家的創意：如果從不同的角度看，會有什麼變化？ 有人在恍神時，「點名回答」提高他的專注力 最後總整理，再次確認「每個人都要發表意見」 ▲結束前，讓今天會議沒白開的「5分鐘確認」 【結語】一場好的會議，始於成員間的信任