如何不被老闆塞滿你的時間？十天工作五天完成的進度規劃法，其他

　上班工作，你一定遇過這種困擾： 　　‧非常努力完成任務，老闆卻回我：「拿回去，我要的不是這個！」 　　‧這件很緊急、那個馬上要——搞什麼嘛！老是臨時交代，害我進度表寫心酸的。 　　‧比別人早開始，卻還是得加班做，連假日都不得清閒。 　　如果能用一半時間就做完工作，其他時間拿來做自己的事，該有多好！ 　　本書兩位作者津曲公二、清水茂是日本知名的專案管理，以及人才培訓的專家，他們認為「上班，一定要有工作以外的時間，才有充實自己和進步的空間，把自己搞得像拼命三郎、精疲力盡的人，只會加速陣亡」。 　　該怎麼做，才不會被老闆塞滿全部的時間？ 　　◎工作好比扣鈕扣，一步錯都得重來： 　　‧上班其實不累，累的是重做，老是會錯意，你再努力也是做白工。 　　‧所以，接受指示後，要當場將主管的話重複一遍，並問對方：「你是這個意思嗎？」 　　‧記得，用主管的想法去做，別用自己的做法去想（你和主管或顧客心中所想的，是一樣的嗎？）。 　　◎事情做不完，必有環節出了錯： 　　‧帕金森法則：只要還有時間，必定拖到最後一刻才交。這種鈴響才交卷的心態，害你效率愈來愈差。 　　‧學生症候群：讓你總是「死線將至」才願意開始動手。 　　‧交辦用「水煮蛋基準」，難怪你老做不完。老闆心中的完成標準，你真的清楚嗎？ 　　‧當主管的人務必記住：如果你指令下太多、習慣追求高於標準的成果……，都是一種浪費——會花更多時間、更多人力，做少少的一點事。 　　◎如何讓你交出來的作品，就是老闆想要的，一次就ok？ 　　‧把任務的背景可視化、共識化：寫份工作背景文章、畫圖，把主管真正的需求引導出來。 　　‧拋棄從「截止日」反推完工天數的習慣，改以「極限值＋緩衝值」的時間概念，製作進度表。該怎麼做？本書有清楚圖解。 　　‧避免不當多工，同時做很多不如一次做一件，十天才能做完的事，五天就搞定！ 　　‧用現成品加工，最省時；或者，轉個彎比直接處理更簡單。 　　最後，兩位作者還分享一些聰明工作者都在使用的技巧： 　　‧覺得不行就喊「救命！」，沒有比自以為是更危險的事。 　　‧進度報告的重點不是時間，而是你和主管的共識，在意進度只會焦躁、不會進步。 　　‧重要的工作，別交給最重要的人，但緊急的任務要刻意交給忙的人。為什麼？ 　　老覺得時間不夠用？不是因為工作多，而是因為你用錯方法，只要學會兩位作者首創的結合「截止日和緩衝值」的超神奇進度表，十天才能做完的事，五天就搞定！ 名人推薦 　　千萬人氣部落格〈專案管理生活思維〉格主 張國洋 　　卡內基訓練大中華區執行長 黑立言

推薦序 動手前先想清楚，讓時間為你所用 識博管理顧問執行長 、〈專案管理生活思維〉部落格版主／張國洋 　　我這十年來，一直致力於推廣專案管理在人生層面上的應用，所以在看到這本書、發現另一群也在做類似努力的人，實在令我非常感動。 　　作者津曲公二及清水茂二人把專案管理的知識，鉅細靡遺地應用在個人工作上。雖然這些手法，平時我們大多使用在團隊作業的環境上，但其實管理方法本來就是可大可小，即使落實在個人的工作上也完全有效。 　　尤其作者特別強調幾項一般上班族常常忽略的問題，比方說「如何正確的理解需求」。若需求不理解正確，過程中無論你花多少心力，最後都可能因為方向錯誤，變成毫無價值的苦勞。 　　很多人在一接到任務時，就急忙開始進行，忽略規劃與思考的重要性。實際上，我們去很多企業上專案管理課程，常常有很多同學會問：「事情都快做不完了，哪還有時間做規劃？」 　　但規劃並不是要我們寫一本厚厚的計畫書，而是在一些關鍵點上做思考：「顧客的核心目標是甚麼？工作結束時要如何驗收？完成後要交付什麼樣的成果出去，如何跟主管或顧客確認這些成果是他們要的？以及「工作過程中，如何確保自己沒有走錯岔路？」等問題。 　　如此，才能避免自己悶著頭朝一個方向努力，好不容易披荊斬棘完成交辦的任務，結果東西拿去給主管或顧客一看，只得到對方皺著眉頭的表情說：「這不是我要的啊！」碰到這種情況，只會讓老闆覺得你做事不夠格，自己也怪上級沒交代清楚、害你做白工，兩方都覺得委屈，也都累積了不滿。 　　可是，只要你事前多花些時間規劃，並且跟主管充分討論，其實是可以避免發生這樣的問題！ 　　你只需要一張Ａ４紙，花二〇分鐘做簡單發想（當然，複雜的工作或專案，可能需要更長時間的規劃），然後再花三〇分鐘跟對方討論這個方向是否正確。而且隨著我們工作年資愈久，跟同一位主管或顧客相處愈久，用在規劃上的時間就愈短。雖然這樣看似浪費了一些時間在做前置準備，但只要準備做得好，其實是有機會後發先至的！ 　　另外，作者也提到工作排程的方法。如何透過涵蓋了風險考量來掌控時間的技巧，其實就是專案管理的一種排程方式叫CCPM（關鍵鏈），專門用來規劃個人的作業流程。 　　這個方法並不難學，也能幫我們掌握整個工作的大局。若能把這些知識充分理解、落實在做事方法上，你不但會是一流的工作者，假以時日，一定有能力帶領一組團隊，成為優秀的好主管！

上班工作，你一定遇過這種困擾： 　　‧非常努力完成任務，老闆卻回我：「拿回去，我要的不是這個！」 　　‧這件很緊急、那個馬上要——搞什麼嘛！老是臨時交代，害我進度表寫心酸的。 　　‧比別人早開始，卻還是得加班做，連假日都不得清閒。 　　如果能用一半時間就做完工作，其他時間拿來做自己的事，該有多好！ 　　本書兩位作者津曲公二、清水茂是日本知名的專案管理，以及人才培訓的專家，他們認為「上班，一定要有工作以外的時間，才有充實自己和進步的空間，把自己搞得像拼命三郎、精疲力盡的人，只會加速陣亡」。 　　該怎麼做，才不會被老闆塞滿全部的時間？ 　　◎工作好比扣鈕扣，一步錯都得重來： 　　‧上班其實不累，累的是重做，老是會錯意，你再努力也是做白工。 　　‧所以，接受指示後，要當場將主管的話重複一遍，並問對方：「你是這個意思嗎？」 　　‧記得，用主管的想法去做，別用自己的做法去想（你和主管或顧客心中所想的，是一樣的嗎？）。 　　◎事情做不完，必有環節出了錯： 　　‧帕金森法則：只要還有時間，必定拖到最後一刻才交。這種鈴響才交卷的心態，害你效率愈來愈差。 　　‧學生症候群：讓你總是「死線將至」才願意開始動手。 　　‧交辦用「水煮蛋基準」，難怪你老做不完。老闆心中的完成標準，你真的清楚嗎？ 　　‧當主管的人務必記住：如果你指令下太多、習慣追求高於標準的成果……，都是一種浪費——會花更多時間、更多人力，做少少的一點事。 　　◎如何讓你交出來的作品，就是老闆想要的，一次就ok？ 　　‧把任務的背景可視化、共識化：寫份工作背景文章、畫圖，把主管真正的需求引導出來。 　　‧拋棄從「截止日」反推完工天數的習慣，改以「極限值＋緩衝值」的時間概念，製作進度表。該怎麼做？本書有清楚圖解。 　　‧避免不當多工，同時做很多不如一次做一件，十天才能做完的事，五天就搞定！ 　　‧用現成品加工，最省時；或者，轉個彎比直接處理更簡單。 　　最後，兩位作者還分享一些聰明工作者都在使用的技巧： 　　‧覺得不行就喊「救命！」，沒有比自以為是更危險的事。 　　‧進度報告的重點不是時間，而是你和主管的共識，在意進度只會焦躁、不會進步。 　　‧重要的工作，別交給最重要的人，但緊急的任務要刻意交給忙的人。為什麼？ 　　老覺得時間不夠用？不是因為工作多，而是因為你用錯方法，只要學會兩位作者首創的結合「截止日和緩衝值」的超神奇進度表，十天才能做完的事，五天就搞定！ 名人推薦 　　千萬人氣部落格〈專案管理生活思維〉格主 張國洋 　　卡內基訓練大中華區執行長 黑立言

前言 上班，一定要有工作以外的時間 　　為什麼工作總是不順利……。明明我比任何人都努力，為什麼成績偏偏吊車尾？ 　　被主管一攪和，工作永遠做不完……。顧客臨時才追加訂單，文件又得重做了。 　　結果，不但天天加班，連假日也得趕工，搞得身心俱疲。 　　為什麼我這麼努力，還是無法快點把事情做完？ 　　明明是最早開始進行的人，卻比不上那些隨便做做就能交差的老鳥和其他同事，可以很快做完跑去喝酒，連週末也可以充分休息。自己的努力遠比這些人還多了好幾倍，但為什麼總是忙不完、老是被老闆占據所有的上班時間，連喘口氣的機會都沒有……。 　　如果能用之前一半的精力來工作，該有多輕鬆？ 　　如果文件能夠不重做、顧客不再臨時追加訂單，就能用過去一半的交貨時間做完業務，還有多餘的時間可以應用，創造平日不加班、假日不上班。或許，你會認為這件事根本是作夢，但絕不是。通常把自己搞得像拼命三郎、精疲力盡的人，工作上最大的問題就是出現太多的浪費。 　　只要除去那些浪費時間、浪費精力的原因，就可以大幅減少工作上無益的勞力，以及花費的時間。 　　工作要用對的方法才會輕鬆愉快。你可以把做事的正確方法，當作珍貴的經驗加以累積，然後再有效、靈活地運用。靠著這種有意義的累積，就能茁壯成長。如此一來，每一天才會過得非常有意義。 　　因為之前所做的努力都徒勞無益，所以每次做任何工作，都必須使出全身的力氣，容易覺得身心疲憊不堪。不過，只要留意本書所介紹的正確工作方法，你的職場生活就會大不同。 　　擁有真正的實力之後，挑戰新工作的機會馬上跟著送上門來。屆時只要把握機會好好發揮，一定可以步步高陞。 　　當然，工作不可能全都順暢無阻，各種意外和問題都有可能橫亙在你的前頭。但是，盲目的努力只會讓人七手八腳而已，如果能用正確的方法面對困難，不但可以克服障礙，還能在完成任務時，享受之前不曾有過的成就感，這種喜悅是無以言喻的。 　　本書特別為認真工作、但進展卻不順利而煩惱的人，詳細說明聰明工作者該有的辦事方法。 　　想享受新工作的喜悅、過充實的職場生活，同時還能不被老闆塞滿你的上班時間，請學習並有效運用之前無人教你的工作方法，讓每一分努力都有意義、不白費。

接到任務別埋頭做，先開口問 平日加班、假日上班、熬夜的理由有各式各種。常常事情還未開始，時間表就排得滿滿滿。 因為以交貨日期為最優先考量（愈快愈好），所以我們常常在時間急迫、能做這項工作的人力很少、顧客急著要、得先放下原本工作的情況之下，硬著頭皮答應對方，幫忙優先處理緊急任務。 有時候，甚至會出現沒辦法解決的問題，所以無論如何計劃、怎麼努力，要如期交貨根本是不可能的事。明知不可能卻硬著頭皮接單，問題就會一個接著一個浮出檯面，最後只好向極限挑戰、埋頭苦幹靠熬夜完成。 卯起勁拚命工作、強迫自己往前衝、不論什麼工作都設法完成，但還沒來得及喘口氣，新的工作又進來了……。 其實，你不需要太過擔心，只要先了解委託人（主管、顧客）的要求，並且配合對方真正的期望展開工作的話，就算臨時有其他的急事突然冒出來，也能夠不疾不徐、迎刃而解。 上班其實不累，累的是重來 日常生活當中，扣錯鈕扣可以當場修正。就算穿著扣錯鈕扣的衣服去上班，一句「釦子扣錯了！」或「哇～好丟臉喔」也就沒事了，並不會出什麼大問題。 但是，如果在職場上扣錯鈕扣，就另有別的意思了。 一開始，鈕扣（工作）一個接著一個扣上去，扣得又快又順手，事情進展得非常順利，很快就扣好了。但到了最後，突然覺得「咦？奇怪，好像哪裡不對勁？」時，這下子可麻煩了，只能從頭重新扣一次。工作好比扣鈕扣，一步錯步步錯。 要是因此而出了重大紕漏的話，問題可就大條了。不但要大費周章回到起點，還得另外花時間和金錢。要是因此影響到公司信譽、信用，那事態就更嚴重了。結果不但無法進行修復，還可能演變成無法挽救的憾事。這種狀況，可不是一句不怕麻煩就可以解決。 本書所說的「扣錯鈕扣」，就是指這種致命的狀況。 有的時候，自己所說的話或使用的言詞（用語），和對方所接收到的意思，有很大的差異。即便是一句很普通的話，也會因為公司的立場不同，而解讀成別的意思，或是說話者的原意和聽的人以為的意思，也會有所出入。 然而，令人不可思議的是，一般人並不重視避免在工作上扣錯鈕扣的要訣。 每個人都會犯錯，也很容易出錯。不過，要是能夠馬上發現或修復容易就沒問題，只要不要走到致命的地步就好了。本書所介紹的工作方法，就是確保大家可以避開風險。 用主管的想法去做，別用自己的做法去想 面對工作屬於拚命三郎型、幹勁十足型的人，都會思考「要如何改變」，也就是立刻想到「How to...」的步驟。我們說過，把某種東西變成另一種東西就是工作，對吧？但是，如果最先想到的是改變的手段和方法，那可就錯了，這就是工作會重做、出麻煩的原因。 所以，不要一開始就急著動手去做！ 首先，要先確認主管、顧客的要求和希望，確認自己沒有誤解、判斷錯誤。這是非常重要的一個步驟。可惜，這個步驟卻不受重視。事實上，跳過這個確認步驟而直接著手的人，占了絕大多數。 我希望大家先仔細想一想。如果顧客委託你製作「美味的優酪乳」，你所想的「美味」，和顧客腦袋裡所想的味道和方向是一致嗎？你要做的應該是對方想要的優酪乳，而不是你認為的優酪乳口感。 因此，你要思考的不是加工方法，也不是發揮自己的想像空間，而是盡可能地明確掌握委託人所描繪的美味，並且互相共享、確立商品最終形式的定位。 如果跳過這個步驟，只做自己所想的優酪乳、完全弄錯方向的話，所有的心血就白費了。 帕金森法則：給多少時間都用光 冷靜分析人的行為，就會發現很多人都有共同的習性。這一點，在學者的研究當中尤其明顯。像是「只要還有時間和費用，就會不斷浪費直到全數用完為止」的帕金森法則（Parkinson’s Law），就是其中之一。 西里爾．諾斯古德．帕金森（Cyril Northcote Parkinson，一九〇九至一九九三年）是英國著名的歷史學家、政治家。他研究過官僚制度之後，發表了帕金森法則。 他表示，此定律最經典的代表團體，就是政府機關。例如，公務人員不論工作多寡，都會毫無理由增加人員，想辦法讓組織膨脹（但組織效率卻愈來愈差）。 本來，工作如果比預定的提早完成，就不要浪費剩下的時間、直接呈交出去。這麼做，既可以減少時間和費用，也可以接著去做別的事。換言之，只要事情進展順利，就不需要加班，更不用假日到公司上班。 但是，現實總是事與願違。原因為何？ 因為大多數的人都繼承一種惡習，就是──只要還有時間和費用，就會不斷浪費直到用完。當然，還是有方法可以打破這種惡習。本章最後所介紹的「馬拉松接力賽方法」就是其中之一。 一件一件照順序做，可減少一半時間 早開始就早結束──這是一般人對工作的認識。 但事實上，早做的事未結束，後做的卻先完成的情況經常發生。為什麼會這樣？ 原因出在「多工」。這個要做，那個也非做不可，一旦進行了，如果兩者都是不能中途罷手的工作……。這種惡性循環就會發生，相信人人都有過這種經驗。 其實最好的解決之道，應該是一個工作結束之後，再動手做下一個，這樣兩件事情都可以順利進展並提早結束，才是最好的狀態。 過去我們為企業辦討論會時，會用遊戲的方式針對「多工」作業的利弊，進行實驗。 A方法：兩件事情同時進行──多工作業。 B方法：一件做完再做另一件──不多工作業。 遊戲結束後，比較A、B所花的時間。 當用A方法做完兩件事，總共花了十五分鐘，平均完成一件事所需要的時間是七分半鐘；用B方法做完兩件事，總共花了不到十分鐘，平均一件事所需要的時間不到五分鐘。 換言之，多工做比專心多花了將近五成的時間。此外，在生活當中因不當多工而得不償失的例子也很多。 寫下對方的需求，把內容視覺化 現在，你已經很清楚知道工作的第一步，就是確認自己真的了解委託人想把什麼變成什麼，並且明確傳達、執行其意念。 如果交辦的人能夠用書寫的方式，把自己所想的事情寫出來，底下的人就可以對該工作有相當程度的認知。如果能夠更進一步和對方當面說清楚，則可以透過說明再次相互確認。書寫的內容一點都不難，其主旨就是──想把什麼變成什麼。 首先，句中的第一個「什麼」，就是你想碰觸的主題，也就是現狀。換言之，就是針對現狀，寫下現在遇到什麼問題。 接著，句中的第二個「什麼」，就是要寫出你希望把前者變成哪種狀態、想變成什麼東西（模樣、形狀）、如何把自己的感覺和想像給具體化。在這個階段，就算寫得不夠詳細都沒關係，只要把想到的東西寫出來就可以了。 最後，還要寫出你希望什麼事、什麼物可以實現，以及可以實現的理由。 在書寫的當中，腦子自動會開始東想西想，尋找在現在的狀態之下，到底還有什麼不合宜的地方，光是靠這樣思辨的過程，就能夠逐漸推測委託人的本意了。透過書寫的方式，應該會有不少新的發現。 這樣寫出來的文章，就叫做「交辦任務的背景文章」。寫出背景文章，能夠讓工作可視化（visualization，視覺化）。 訂下規則，找出最省力的方法 委託工作者和接受委託的人，如果沒有先訂好標準，做出來的東西，就會和委託人原本的希望有落差。如果差太多，就會被退貨或得重做。這麼一來，就會浪費無謂的時間、精神和費用。 為了避免產生這種損失，雙方在事前先確認好各項達成的標準，是非常重要的課題。 互相確認完成標準的方法，就如我之前所寫的有兩種。一種是可以用數值定義，另一種是無法用數值表達。雖然不能用數字釐清，但雙方還是可以透過討論、協商，取得共識可行的測定基準。 十天才能做完的事，如何用五天就搞定！ 以前要花十天才可以完成的工作，如果可以用五天結束，你覺得如何？ 現在，我把能減少工作一半時間的三個重點，整理如下： ①分別用極限值和充裕值估時間，再結合兩者建置時間表。 對於時間表上的時間偏差，不要個別估算，而是要從總作業天數計算可緩衝的時間就可以了。只要這麼做，比起花光時間和預算的帕金森法則，工作時間可縮短大約二五％左右。 ②思考兩個以上的方案，再從中選出最適合的執行。 當確認工作時間表就是最重要的事項後，再提出兩個以上的方案，請委託人選出他自己最重視的執行計劃。 ③避免「不當多工」，並專心做好每一項工作。 即使必須同時做好兩件以上的任務，也要了解其中的弊病、避免不當多工。集中精神先做好一項工作，再進行下面一件事，用這個方法可以大幅縮短時間，順利的話，甚至可以縮短五〇％以上。 「多工」時項目愈細，切換所花的時間就會愈多（安排上的損失）。因為當你切換到另一項作業時，還必須同時切換頭腦，實際上就會產生許多肉眼看不到的損失。 請牢記以上這三個重點，並改掉以前錯誤的方法，效率就可以提升兩倍。換句話說，可以將時程縮短至少五〇％。 報告進度的重點不是時間，而是共識 「報告、聯絡、商量」這三件在工作上的管理要求，相信大家一定不陌生，有些主管會說：「只要有新進度，每次都要跟我報備。」因為上頭的指示，你不得不每次都報告進度，但我認為最理想的情況是一週或一個月一次。 但是，動不動就要求部屬報告、聯絡、商量，是不對的行為。其實，管理進度的重點不是報告、聯絡、商量的次數，而是雙方能不能對該目標有共識。 針對這一點，我一開始就在正確的工作方法上，建議大家在作業的一開始就要尋找彼此的共識，並且在進度會議上花時間檢討課題，以及思考解決對策，這樣就不必浪費時間一直做無謂的報告了。